Factuur Zwitserland: btw, valuta en invoerwaarde

Een Zwitserse klant heeft besteld in je Nederlandse webshop. Je factuurprogramma vraagt welk btw-tarief je wilt gebruiken; de vervoerder vraagt om handelsfactuurgegevens. Die documenten horen bij dezelfde order, maar beantwoorden verschillende vragen. De klantfactuur legt de verkoop vast. De invoergegevens verklaren de goederen en hun waarde voor Zwitserland. Hieronder controleer je beide aan de hand van de echte levering. Het gaat om fysieke producten die vanuit Nederland vertrekken, niet om adviesdiensten of goederen die al bij een voorraadlocatie buiten Nederland liggen.

Wanneer zet je 0% Nederlandse btw op de Zwitserse factuur? #

De Belastingdienst koppelt het nultarief aan aantoonbare uitvoer buiten de EU. Dat geldt voor verkopen aan bedrijven én particulieren. Een Zwitsers factuuradres alleen bewijst de uitvoer niet. Kijk waar de goederen echt vertrekken en worden geleverd. Wanneer de bestelling in Nederland wordt bezorgd, mag je uit de woonplaats van de koper geen automatisch exporttarief afleiden.

Leg in je factuurinstelling vast dat het om uitvoer van goederen gaat. Kopieer geen instelling voor een buitenlandse dienst naar deze productverkoop. Voor de Nederlandse aangifte noemt de Belastingdienst rubriek 3a. Het volledige bewijsdossier wordt uitgelegd in bewijs van uitvoer voor het btw-nultarief. Hier concentreer je je op de factuurregels en de Zwitserse waardegegevens. Je boekhouder moet de verkoop later kunnen herkennen zonder uit een losse douanecode te moeten raden wat je hebt geleverd.

Welke bedragen moeten de klantfactuur en handelsfactuur samen verklaren? #

Start met de werkelijke overeenkomst: artikel, aantal, betaalde prijs, eventuele korting, gefactureerde verzendkosten en factuurvaluta. De Zwitserse BAZG-uitleg over de invoergrondslag rekent bij een aankoop vanuit het betaalde of te betalen bedrag en relevante bijkomende kosten tot de bestemming. Maak daarom duidelijk welke bedragen al in het totaal zitten. Een apart verzendkostenveld mag geen aanleiding zijn om dezelfde kosten tweemaal in de invoergegevens op te nemen.

Controleer niet alleen of het factuurtotaal klopt. Vergelijk de artikelregels met de werkelijk gesloten doos. Als een product is vervallen, vervangen of alsnog toegevoegd, moeten de verzendgegevens de actuele inhoud verklaren. Bewaar de oorspronkelijke verkoop en de correctie herkenbaar. Een nieuw totaal zonder uitleg kan de aansluiting met de betaling verbreken. Vraag de aangever welke stukken nodig zijn om het echte verloop van de bestelling te onderbouwen, in plaats van één bedrag aan te passen tot het invoerformulier het accepteert.

Mag een factuur in euro worden vergeleken met een invoerbesluit in frank? #

Ja, mits je de omrekening controleert. De BAZG gebruikt voor buitenlandse bedragen de verkoopkoers van de dag vóór de douaneaangifte. Het bedrag dat jouw betaalprovider op de besteldatum omrekent, hoeft daardoor niet dezelfde uitkomst te geven. Bewaar dus de oorspronkelijke valuta en het invoerbesluit. Laat de aangever aangeven welke datum en koers zijn gebruikt. Zonder die informatie kun je een verschil in frank niet beoordelen als een te hoge productwaarde.

Op de officiële pagina met verkoopwisselkoersen noemt de BAZG ook een uitwijkregel bij systeemuitval: de verkoopkoers wordt dan bij een Zwitserse of Liechtensteinse bank verkregen. Dat is iets anders dan zelf een gunstige consumentenkoers kiezen. Noteer bij een koersvraag welke officiële bron of toegestane uitwijkbron is toegepast. Schrijf vervolgens niet het klantdocument over om de koersverschillen te laten verdwijnen; verklaar de omrekening naast de oorspronkelijke factuur.

Gebruik in je product- en ordergegevens een vaste plek voor de valuta, ook wanneer je webshop verschillende valuta toont. Een afgeronde weergave op de productpagina en het werkelijk afgerekende factuurbedrag zijn niet noodzakelijk hetzelfde document. Voor de importeur is de afgesloten transactie de relevante uitleg. Controleer daarom bij een export hoe het factuurprogramma de valuta opslaat en welke waarden de verzendboeking ontvangt. Een correct zichtbaar euroteken helpt weinig wanneer het aangeleverde gegevensveld de muntsoort mist.

Waarom krijgt een gratis vervanging niet vanzelf douanewaarde nul? #

De Zwitserse BAZG noemt gratis vervangingen bij goederen waarvoor geen vergoeding wordt betaald. Dan kan de marktwaarde de basis voor de invoerbelasting zijn: wat een derde voor het artikel zou betalen. De klant hoeft dus niets bij te betalen terwijl de zending toch waardegegevens nodig heeft. Leg de reden van de vervanging vast en geef de aangever de gevraagde waardebewijzen. De mededeling „gratis voor de klant“ verklaart de commerciële afspraak, maar bepaalt op zichzelf geen vrijstelling.

Koppel het nieuwe pakket aan de oorspronkelijke order en vermeld welk artikel je vervangt. Vraag vooraf of bij jouw concrete garantie- of retourgeval een bijzondere behandeling mogelijk is en welke documenten daarvoor nodig zijn. Een gratis commerciële vervanging en het opnieuw invoeren van een eerder uitgevoerde, gerepareerde zaak zijn verschillende situaties. Stuur daarom niet dezelfde standaardtekst voor beide. De persoon die de douaneaangifte verzorgt, moet kunnen herkennen welk werkelijk proces je uitvoert.

Wat gebeurt er wanneer je factuur de aangegeven waarde niet onderbouwt? #

De BAZG verlangt dat de aangegeven waarden met stukken zoals een handelsfactuur of aankoopbewijs kunnen worden onderbouwd. Bij twijfel of ontbrekende gegevens kan zij de grondslag schatten en ambtshalve vaststellen. Een verkoopdocument zonder duidelijke valuta, met een onverklaard nultotaal of met andere aantallen dan het pakket biedt dus onvoldoende uitleg. Zoek bij een vraag eerst het concrete ontbrekende gegeven op. Een losse betaaltransactie zegt bijvoorbeeld niets over de samenstelling van de doos.

Maak je reactie bruikbaar: stuur de betreffende factuur, de orderinhoud en zo nodig het betaalbewijs met dezelfde referentie. Leg een werkelijke wijziging kort uit. Vraag vervolgens welk document nog ontbreekt. Als je via een expediteur of vervoerder werkt, laat die partij de informatie in het juiste dossier verwerken. Je webshop kan verkoopgegevens leveren; een door jou verzonden correctie wordt niet automatisch een gewijzigd invoerbesluit. Bewaar het antwoord van de aangever zodat je weet welke versie uiteindelijk is gebruikt.

Hoe houd je eigen inpakuitgaven buiten een dubbele waardeopgave? #

Je interne uitvoering heeft eigen kosten. Met de op 14-10-2026 gecontroleerde AirPost-constanten is de aanbevolen vergoeding voor een regulier pakket € 3,00. Samen met € 0,85 platformtarief komt het inpak- en platformdeel op € 3,85, vóór het label. Dit is een berekening met een adviesvergoeding; je werkelijke afspraak kan afwijken. De uitkomst bepaalt niet welk verzendbedrag je klant betaalt en bevat geen Zwitserse belasting of inklaring.

Gebruik die kostenspecificatie voor je marge en leg daarnaast vast wat je echt aan de klant factureert. Laat de aangever beoordelen welke bijkomende kosten in de Zwitserse grondslag horen en of ze al zijn inbegrepen. Kopieer niet alle interne kostenregels als extra klantbetalingen naar een handelsfactuur. De AirPost-prijzen leggen de eigen kostenbestanddelen uit. Als een geboden routeprijs het platformtarief al bevat, tel je dat tarief niet nogmaals bij die routeprijs op.

Wat controleer je voordat iemand anders deze order inpakt? #

Bij verzenden uitbesteden via AirPost geef je de persoon die inpakt de actuele artikelregels en de goedgekeurde documenten. Vraag om terugkoppeling wanneer voorraad ontbreekt of de inhoud moet veranderen. Jij organiseert de product- en verkoopgegevens; het packen van de doos beslist de btw-behandeling niet. Laat de definitieve factuur bij de echte verzendinhoud aansluiten voordat je toestemming geeft voor afgifte. Zo krijgt de klant geen document voor een product dat uiteindelijk niet meegaat.

Voor je Nederlandse aangifte blijft de verkoop herkenbaar als uitvoer van goederen. De Belastingdienst-uitleg over rubriek 3a vermeldt daarnaast dat omzet met het nultarief belaste omzet is. Bespreek aftrek van je eigen kosten onder de gewone voorwaarden met je boekhouder. Een Zwitserse inklaringsnota is daarbij een ander document dan jouw Nederlandse verkoopfactuur; houd de functies zichtbaar in dezelfde orderadministratie.