Kommissionierung im Onlinehandel: Was tun bei Fehlbestand?

Du stehst vor dem Fach, der Auftrag ist bezahlt, aber die benötigte Variante liegt nicht dort. Jetzt entscheidet sich, ob aus einem überschaubaren Bestandsproblem zusätzlich ein falsches Paket wird. Für einen kleinen Onlineshop ist ein klarer Ausnahmeweg oft hilfreicher als eine weitere Geschwindigkeitseinstellung. Dieser Ablauf behandelt die Unterbrechung beim Kommissionieren: Was prüfst du, wer entscheidet und wie bleibt die noch nicht gelieferte Menge sichtbar? Die technischen Beispiele stammen aus der am 14. Oktober 2026 gelesenen Odoo-19-Dokumentation.

Fehlt die Ware wirklich oder nur die Reservierung? #

Vergleiche die Auftragsposition mit dem konkreten Bestandsort. Ein grüner Hinweis auf verfügbare Ware sagt noch nicht, dass die Menge diesem Auftrag zugeordnet ist. Odoo bietet drei Reservierungsmethoden: bei Bestätigung, manuell und vor dem geplanten Termin. Die Wahl gilt für den jeweiligen Vorgangstyp. Wenn mehrere Aufträge dieselbe Ware benötigen, kann deshalb die bestätigte Bestellung eine andere Bedeutung haben als die bereits reservierte Kommissioniermenge.

Bei der manuellen Methode reserviert Odoo nicht automatisch nach der Bestätigung. Du musst die Verfügbarkeit prüfen und die Menge manuell reservieren. Die offizielle Anleitung zeigt ausdrücklich den Fall “Available in stock” bei zugleich null reservierten Einheiten. Behandle das nicht als bewiesenen physischen Fehlbestand. Prüfe erst, ob der erforderliche Reservierungsschritt ausgeführt wurde. Diese Aussage beschreibt Odoo; andere Systeme können andere Statusnamen und Freigaberegeln verwenden.

Warum steht ein Auftrag auf wartend, obwohl Ware vorhanden ist? #

Odoo beschreibt bei manueller Reservierung den Status Waiting sowohl für noch nicht reservierte Produkte als auch für nicht vorhandene Ware. Aus diesem Status allein kannst du die Ursache nicht ablesen. Öffne den zugehörigen Vorgang und vergleiche Bedarf, verfügbare Menge und reservierte Menge. Bei ausreichendem Bestand kann Check Availability die Ware reservieren und den Auftrag auf Ready setzen. Bei unzureichender Menge bleibt er in der Warteliste. Prüfe das Ergebnis, statt nur den Knopfdruck zu protokollieren.

Diese Unterscheidung hilft auch ohne Odoo. Richte deine Arbeitsliste so ein, dass “wartet auf Freigabe” und “wartet auf Ware” nicht dieselbe ungeklärte Restgruppe bilden. Für die erste Gruppe brauchst du eine Entscheidung oder eine technische Prüfung, für die zweite eine physische Klärung oder Nachlieferung. Eine gemeinsame rote Markierung kann als Warnung reichen, aber die nächste Handlung muss daraus hervorgehen. Sonst sucht die Packperson nach einem Produkt, obwohl eigentlich jemand im Shop reservieren müsste.

Notiere zusätzlich, ob schon etwas für den Auftrag entnommen wurde. Bereits gesammelte Artikel dürfen nicht als frei verfügbare Ersatzquelle für den nächsten Auftrag erscheinen. Lass sie in einer identifizierten Auftragsbox und halte die Zuordnung in deiner Bestandsführung nachvollziehbar. Wenn du sie zurücklegst, bestätige sowohl den tatsächlichen Lagerplatz als auch die entsprechende Registrierung. Ein Haken im System bringt den Artikel nicht körperlich zurück ins Regal.

Kann eine geplante Reservierung die scheinbar fehlende Menge erklären? #

Ja, wenn dein System erst näher am geplanten Ausliefertermin reserviert. In Odoo kannst du bei Before scheduled date einen Vorlauf in Tagen einstellen und für markierte Vorgänge einen gesonderten Vorlauf wählen. Beide Einstellfelder haben laut Dokumentation zunächst den Wert null. Der offizielle Beispielablauf verwendet zwei Tage für gewöhnliche und drei Tage für markierte Vorgänge. Das sind Beispielwerte der Anleitung, keine Empfehlung für jeden deutschen Shop und keine AirPost-Versandfrist.

Prüfe bei einem frühen Pickversuch daher den geplanten Termin und den Reservierungsvorlauf. Eine Bestellung kann bereits angelegt sein, während die Reservierung noch nicht vorgesehen ist. Die Odoo-Anleitung nennt Check Availability als manuelle Möglichkeit, früher zu reservieren. Ändere aber nicht aus Bequemlichkeit sämtliche Termine: Damit würdest du zugleich die Reihenfolge konkurrierender Aufträge beeinflussen. Entscheide bewusst, welcher Auftrag die begrenzte Ware erhält, und halte die Entscheidung für die ausführende Person sichtbar.

Die Reservierungsmethode gilt in Odoo nicht für einen Vorgangstyp Receipt. Ein erwarteter Wareneingang und ein reservierter Auslieferauftrag bleiben damit verschiedene Vorgänge. Für deine Praxis bedeutet das: Eine Lieferankündigung ist keine Freigabe zum Packen eines noch leeren Fachs. Prüfe den tatsächlichen Eingang und die Zuordnung, bevor du dem wartenden Auftrag den Status “bereit” gibst. Weise einer Packperson keine Aufgabe zu, die erst nach einem noch offenen Eingang ausführbar wird.

Wie organisiert du die Nachsuche ohne den ganzen Tisch zu blockieren? #

Lege eine klar erkennbare Wartebox für den Auftrag an. Darin bleiben die bereits geprüften Artikel und eine Notiz mit Artikelkennung, fehlender Menge und Bearbeiter. Suche dann gezielt: zuletzt bestätigter Platz, dokumentierte Umlagerung, Eingangsbereich und eine eventuell schon vorbereitete Box. Diese Reihenfolge ist ein Arbeitsvorschlag. Du brauchst keine allgemeine Suchaktion durch alle privaten oder betrieblichen Regale, wenn die letzte registrierte Bewegung bereits einen engeren Hinweis gibt.

Lass die suchende Person einen Befund melden: gefunden am abweichenden Platz, falsche Variante oder weiterhin fehlend. “Nicht gesehen” und “Bestand korrigiert” sind verschiedene Ergebnisse. Eine Korrektur sollte nachvollziehbar mit dem Befund verbunden sein. Bei einem wiederkehrenden Problem prüfst du den Eingang und die Umlagerung dieses Artikels. Stelle nicht einfach jede Bestellung auf eine Ersatzvariante um, um die wartende Gruppe kleiner aussehen zu lassen.

Trenne außerdem den Ausnahmeplatz vom fertig gepackten Ausgang. Ein Karton mit offenem Auftrag darf keine gültige Versandfreigabe vortäuschen. Wenn du ein Etikett bereits erzeugt hast, behalte die Referenz beim Auftrag und prüfe die nächste Handlung im verantwortlichen Buchungsweg. Ob eine Stornierung etwas kostet, hängt bei AirPost laut Preisseite vom Label und Paketdienst ab. Aus dem fehlenden Produkt folgt also keine pauschale kostenlose Rückabwicklung jeder Buchung.

Wann ist eine Teilsendung eine bewusste Entscheidung? #

Entscheide auf Auftragsebene: warten, vereinbarte Teilsendung ausführen oder den betroffenen Teil nach Klärung ändern. Die Packperson sollte diese Entscheidung nicht nebenbei aus einem leeren Fach ableiten. Schreibe auf, welche Positionen jetzt rausgehen und welche Menge weiterhin offenbleibt. Eine Nachricht “Rest kommt später” ohne Artikel und Stückzahl ist zu ungenau, wenn später weitere Änderungen eintreffen. Übernimm die neue Entscheidung in das System, das bei dir die Auslieferung tatsächlich steuert.

Halte für die Restmenge eine eigene nächste Handlung fest: wer die Verfügbarkeit prüft, wer den Kunden informiert und wer nach Freigabe erneut packt. Vermeide eine zusätzliche vollständige Ersatzbestellung, wenn sie nur die offene Position abbilden soll. Sonst kann der ursprüngliche Auftrag bei einem späteren Wareneingang erneut ausführbar werden. Kontrolliere vor der Nachsendung die schon gelieferten Positionen und die aktuelle Restmenge miteinander. Das ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Personen die beiden Sendungen bearbeiten.

Was kostet ein zusätzlicher Versanddurchgang? #

Für eine reine Rechenannahme passen sowohl die erste Sendung als auch die spätere Restsendung jeweils in die Kategorie kleines Paket. Mit den am 14. Oktober 2026 geprüften AirPost-Konstanten beträgt die Vorbereitung einschließlich Plattformreferenz je Sendung 2,25 € + 0,85 € = 3,10 €. Zwei solche Sendungen ergeben 6,20 € statt 3,10 € für einen einzigen passenden Versanddurchgang. Die Differenz beträgt 3,10 €, bevor du zusätzliche Labels und Verpackung einrechnest.

Das ist eine bedingte Kostenrechnung, kein tatsächlicher Warenkorb und kein Transportangebot. Der Versender bestimmt seine vereinbarte Vergütung; die Empfehlung ersetzt dieses Angebot nicht. Wenn eine gemeinsame Sendung ein anderes Format benötigen würde, musst du deren tatsächlichen Preis gesondert vergleichen. Das zusätzliche Paket kann sinnvoll sein, aber die wiederholte Arbeit soll in deiner Entscheidung sichtbar bleiben. Für andere Abrechnungseinheiten findest du die Einordnung in Fulfillment-Kosten berechnen.

Bei AirPost für Shops vereinbarst du Bestand, Verpackung und die Ausführung mit einem Versender. Besprich den Ausnahmeweg vor dem ersten Fehlbestand: melden, anhalten, auf deine Entscheidung warten und danach mit einer eindeutigen Freigabe weiterarbeiten. Damit versprichst du keine automatische Odoo-Reservierung durch AirPost. Für Fristen und die Zuständigkeit bei Unterbrechungen ergänzt der Beitrag zum SLA für den Versand diese Arbeitsanweisung.