Factura de transporte: ¿gasto propio o suplido de tu tienda?

Tu cliente te paga el artículo y el envío. Después compras la etiqueta y alguien te dice que el porte es un suplido porque solamente recuperas ese dinero. El razonamiento parece cómodo, pero omite quién contrató, en nombre de quién se pagó y a quién se expidió el documento. Que dos importes coincidan no convierte automáticamente una operación logística de tu tienda en una gestión por cuenta del comprador.

Aquí no elegimos una cuenta contable por el logotipo de la mensajería. Seguimos el recorrido documental de un ecommerce español: proveedor del servicio, tienda, preparador y cliente final. El criterio se aplica a los hechos y al régimen de IVA correspondiente. Si intervienen otros países o una plataforma actúa con un papel distinto, lleva sus contratos al asesor antes de copiar el tratamiento de una operación nacional.

¿Por qué hay que mirar dos facturas y no una sola? #

La primera pregunta es qué servicio compra tu tienda. Puede ser transporte, preparación o una gestión conjunta. La segunda es qué vendes tú al comprador y cómo presentas su precio. Ambas operaciones pueden tener documentos, proveedores y bases diferentes. No sustituyas la factura del transportista por el correo de confirmación del pedido ni conviertas el ingreso de envío en un abono de aquel proveedor.

La AEAT incluye transporte, envases y embalajes repercutidos al destinatario en la base imponible, salvo suplidos. Esa excepción necesita su propia comprobación. Un campo separado en el checkout permite al comprador ver lo que paga, pero no demuestra que el transportista le prestara un servicio contratado en su nombre.

Guarda por separado el importe de etiqueta, el cargo de preparación y lo cobrado al cliente. Así puedes comprobar margen y documentos sin borrar diferencias. Si decides subvencionar una parte del envío, esa decisión comercial tampoco cambia automáticamente el titular de la factura logística. Tu hoja de rentabilidad y tu factura de venta deben explicar la misma operación desde perspectivas distintas.

¿Qué documentos permiten hablar de un suplido? #

El artículo 78.Tres.3 de la Ley del IVA excluye las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente por mandato expreso. Exige justificar su cuantía efectiva y prohíbe deducir el impuesto que hubiera gravado esas sumas. No basta con añadir la palabra suplido en la factura después de comprar un servicio para tu propia operación.

Haz esta revisión al diseñar el circuito de compra de etiquetas. Si cada persona paga con una cuenta distinta, recuperar después el titular del servicio puede costar más que ordenar el proceso al principio. Deja escrito quién está autorizado a contratar, qué datos de facturación utiliza y dónde guarda el documento. Una captura del saldo de una plataforma no responde a todas esas preguntas.

Si el preparador adelanta un gasto, pide la documentación antes de liquidarlo como si fuera simplemente más remuneración. Puede existir un reembolso documentado, una prestación facturada o un pago en representación, según los hechos. No elijas el tratamiento que produce el total más cómodo. El circuito debe permitir demostrar la naturaleza del concepto aunque cambie la persona que realiza la preparación.

¿Qué debe aparecer en la factura que recibe tu tienda? #

El artículo 6 del Reglamento de facturación regula, entre otros datos, numeración, fecha, identificación de las partes y descripción de operaciones. Úsalo para revisar el documento emitido a tu negocio. Un número de seguimiento identifica el paquete; no sustituye la identificación fiscal del destinatario de la factura.

En una factura agrupada, pide referencias suficientes para relacionar las operaciones con tu registro. Necesitas distinguir etiquetas compradas, anuladas y corregidas, así como preparación y suplementos. No todos esos detalles tienen que ocupar el mismo campo del documento fiscal, pero el conjunto del expediente debe permitir reconstruir la suma. Conserva el anexo cuando aporta la relación de envíos que no aparece en la portada.

Comprueba la identidad antes de importar el documento a la contabilidad. Si la factura llega a nombre de otra empresa del grupo o de una persona que adelantó el pago, no soluciones el problema cambiando el texto del archivo. Solicita la revisión al emisor y deja visible qué operación está pendiente. Corregir internamente el PDF no modifica la factura que emitió tu proveedor.

¿Cómo cuentas preparación y plataforma sin inventar un tratamiento de IVA? #

En AirPost, consulta de constantes del 13 de octubre de 2026, la referencia recomendada para preparar un paquete pequeño es 2,25 €. El cargo de plataforma es 0,85 €. Al sumarlos, la partida de referencia es 3,10 €, sin etiqueta ni material. La compensación final se acuerda con el remitente.

La comprobación aritmética consiste en conservar las dos piezas: 2,25 € más 0,85 €, igual a 3,10 €. Cobrar esa misma suma al cliente no prueba que ninguna de ellas sea un suplido. Los importes sirven para comparar trabajo; el contrato y las facturas deciden qué operación se documenta. Este cálculo no presupone una base de IVA en las tarifas publicadas.

Añade el importe real de la etiqueta cuando tengas la contratación confirmada y conserva su documento. No rellenes el hueco con un precio encontrado para otro país o para otro tamaño. Si quieres entender el coste completo, consulta costes de paquetes por peso en España. Después vuelve al documento concreto: una comparación comercial no reemplaza la factura del servicio adquirido.

¿Qué haces cuando la factura llega después de la entrega? #

El artículo 11 del reglamento fija la expedición, para destinatarios empresarios o profesionales, antes del día 16 del mes siguiente al devengo. Distingue ese plazo de la fecha de descarga del archivo y del vencimiento de pago. Si no tienes el documento, solicita al emisor la factura correspondiente; no fabriques una factura propia para registrar la compra de su servicio.

Mientras resuelves el documento, marca la operación como pendiente en tu conciliación. Guarda fecha del servicio, referencia, importe conocido y solicitud enviada. Eso evita que la falta de factura provoque una nueva compra del mismo porte. Tu asesor puede decidir cómo tratar el cierre del período con los justificantes disponibles; tu tarea es entregar datos completos y señalar claramente lo que falta.

No confundas tampoco recargar saldo con recibir una factura de cada operación. Una recarga financia el uso posterior; la expedición describe el servicio que utilizas. Comprueba los documentos disponibles en tu circuito concreto y concilia consumos y devoluciones. Si cuentas recarga y etiqueta como dos costes definitivos del mismo envío, el margen se reduce en tu hoja aunque no exista esa duplicación de servicios.

¿Cómo corriges una etiqueta anulada o un destinatario fiscal incorrecto? #

El artículo 15 del reglamento regula las facturas rectificativas, incluidas las necesarias cuando no se cumplen requisitos de los artículos 6 o 7. Pide al emisor el documento que corresponda y conserva su relación con la factura inicial. Una devolución en el saldo y una rectificación fiscal pueden ser piezas distintas del mismo ajuste; guarda ambas cuando existan.

Revisa qué se anuló realmente. Cancelar un pedido de la tienda no demuestra que la etiqueta se haya anulado ni que el transportista haya abonado el importe. Asegura que el equipo registró la decisión en cada servicio afectado. Deja una referencia común para poder seguir la venta cancelada, la tarea de preparación y el ajuste logístico sin borrar el histórico.

Según la copy, AirPost conecta tu tienda con remitentes que preparan y entregan pedidos, con pago por envío sin mínimo. La página de externalización explica el modelo. Antes de mover stock, define quién adquiere etiquetas y dónde se guardan facturas y abonos. Esa decisión documental permite delegar la preparación sin perder el control de lo que compras y de lo que facturas al cliente.