En resumen
- Un autónomo no tiene que abandonar Excel por su nombre: revisa sus 3 funciones, entrada, conservación y procesamiento de la información. La AEAT permite el uso como plantilla y los simples listados con sumatorios, pero considera SIF la hoja que además genera libros fiscales o resultados para cumplir obligaciones tributarias.
- No basta con decir «sin macros»: importa todo el circuito de datos, incluido el procesamiento que se realiza en otro programa.
- Entregar facturas manuales al asesor para llevar libros es distinto de encargarle que expida las facturas con su software.
- Una hoja para relacionar pedidos y paquetes puede seguir siendo útil; revisa aparte la herramienta que expide y procesa tus facturas.
- AirPost es una red de fulfilment peer-to-peer: las tiendas online encargan el embalaje de sus pedidos y su entrega en un punto de recogida a personas verificadas cerca de sus clientes, que cobran por paquete desde casa. Sin almacén y sin volumen mínimo de pedidos.
¿Una suma de importes convierte tu Excel en un SIF?
No automáticamente. La FAQ oficial pone un ejemplo concreto: un simple listado de facturas emitidas, incluidos sumatorios u otras reglas de cálculo, no queda afectado por ese solo uso. En cambio, una macro que genera el libro registro de facturas expedidas sí convierte esa hoja en un sistema informático de facturación. La distinción exige mirar el resultado que produces, en lugar de contar fórmulas o prohibir todos los archivos Excel.
Para tu tienda, abre el archivo y describe qué hace cada pestaña. Una puede contener una plantilla imprimible; otra, pedidos pendientes; una tercera, datos que alimentan tus obligaciones fiscales. Mira también archivos vinculados, complementos, exportaciones y automatizaciones. Si la factura sale de una hoja pero el procesamiento se realiza en otra herramienta conectada, no limites la revisión a la pantalla desde la que pulsas «guardar PDF».
| Uso observado | Lectura de la regla oficial | Qué debes revisar |
|---|---|---|
| Escribir, imprimir y conservar una factura | Puede quedar fuera como uso de plantilla | Que no exista procesamiento fiscal adicional |
| Listado sencillo con suma de facturas | La FAQ admite este ejemplo fuera del RRSIF | Que el resultado no sea un libro fiscal generado |
| Macro que produce el libro de facturas expedidas | La FAQ lo considera SIF | Adaptación del sistema completo |
| Facturas emitidas por la gestoría con su programa | Hay expedición mediante un SIF de un tercero | Responsabilidades y software del emisor material |
| Lista de bultos y seguimientos | Describe logística; no acredita la facturación | Relación con facturas y posibles usos fiscales |
Cuando no sepas si un resultado constituye un libro fiscal, lleva al asesor el archivo y su recorrido completo. Incluye una explicación de los botones que utilizas y del destino de las exportaciones. Una consulta formulada como «¿puedo usar Excel?» pierde precisamente el dato que decide la respuesta. Una consulta que muestra entrada, conservación y procesamiento permite valorar si estás ante una plantilla o ante un conjunto de herramientas que funciona como SIF.
¿Qué ocurre si tu gestor lleva los libros a partir de facturas manuales?
La AEAT distingue dos situaciones. Si tú expides materialmente las facturas sin un SIF y luego entregas esos documentos al asesor para contabilidad y libros, ese hecho no convierte por sí solo tu expedición manual en facturación mediante SIF. Si entregas los datos para que el asesor expida materialmente la factura con un SIF, se aplica el reglamento a ese proceso. Delegar no te libera de la responsabilidad del cumplimiento.
Aterriza el acuerdo con la gestoría: quién fija la serie, quién asigna el número y quién entrega el documento definitivo. También necesitas saber qué sucede cuando el cliente pide cambiar sus datos o devolver una parte del pedido. No mandes una plantilla al comprador mientras la gestoría emite por separado otra factura de la misma venta. El documento utilizado como factura debe tener una identidad clara en ambas partes del circuito.
Si tu tienda genera un documento descargable automáticamente, enséñaselo al asesor. Puede resultar que el trabajo llamado «manual» ya esté acompañado por un módulo que expide facturas. También puede ser únicamente una confirmación comercial. Revisa nombre, contenido y uso real del archivo. La organización interna debe explicar cuál es el original fiscal y qué documentos sirven solo para informar sobre el pedido o ayudar a prepararlo.
¿Puedes conservar una hoja para controlar pedidos y envíos?
Sí puedes conservar herramientas de gestión, pero no uses esa respuesta para dar por aprobado todo el circuito fiscal. La FAQ sobre conceptos identifica las facturas como documentos afectados por el RRSIF; un albarán cumple otra función. Una hoja con referencia del pedido, unidades por variante, bultos y seguimiento puede ayudarte a preparar sin generar una segunda factura. Si luego la utilizas para procesamiento fiscal, vuelve a evaluar el conjunto.
Diseña esa hoja desde el problema que resuelve. Para comprobar que no sale dos veces un pedido, necesitas saber quién lo prepara y qué envío está asignado. Para buscar una factura, necesitas su serie y número, conservados como referencia del sistema emisor. No necesitas volver a calcular en esa hoja todos los impuestos ni construir un archivo paralelo que compita con el programa fiscal. Mantén visible el origen de cada dato importado.
El seguimiento logístico puede actualizarse varias veces después de expedir la factura. No permitas que esas actualizaciones vuelvan a ejecutar la facturación. Una devolución tampoco equivale a borrar la fila de la venta: conserva su relación con el documento posterior que corresponda. Si exportas datos para medir margen, distingue ese análisis del archivo que utilizarás para llevar libros o presentar impuestos. No declares una exención general sin revisar cómo se conectan.
¿Qué debes guardar antes de sustituir el archivo de facturación?
La FAQ general de la AEAT admite conservar el histórico de un programa antiguo no adaptado cuando se puede acreditar que ya no permite expedir facturas. Recomienda valorar la exportación de registros en lugar de mantener un SIF antiguo capaz de seguir facturando. La cuestión es diferente de borrar los documentos: necesitas preservar el histórico y, a la vez, evitar que una herramienta retirada continúe generando nuevas facturas.
Identifica lo ya expedido
Separa originales entregados al cliente de borradores, presupuestos y pedidos. No importes todo como facturas nuevas.
Conserva el cierre de cada serie
Anota la última factura emitida y su fecha; acuerda cómo continuará la numeración en el sistema que empiece a expedir.
Guarda documentos y relaciones
Mantén accesibles facturas, rectificaciones y referencias de pedido, sin depender de recordar los nombres de los archivos.
Retira la capacidad de facturar del sistema sustituido
Acredita la medida que corresponda al producto antiguo y evita que alguien reanude su uso por costumbre.
No pruebes la importación de un histórico como si fuera una colección de ventas pendientes. Un sistema nuevo puede interpretar cada línea como una orden de expedición y generar números adicionales. Pide al proveedor que diferencie la importación de clientes, productos e histórico de la expedición de nuevas facturas. Verifica el resultado en pruebas antes de aplicar el cambio a documentos reales de tu negocio.
¿Qué cuenta de AirPost puedes hacer sin confundir gasto y venta?
Para revisar una fila logística, utiliza una expedición de paquete pequeño como cálculo unitario. La remuneración recomendada es 2,25 € y la plataforma 0,85 €: suman 3,10 € antes de la etiqueta. Son importes comprobados el 14 de octubre de 2026. La remuneración efectiva se acuerda; esta suma no es una tarifa completa de transporte ni una previsión de ventas.
En tu hoja puedes identificar la referencia de esa expedición, la compensación acordada y el documento que respalda cada coste. Conserva por separado el precio que cobraste al cliente. El resultado te permite revisar preparación y margen sin convertir el justificante logístico en una factura de venta. El asesor tendrá que valorar el tratamiento tributario con los documentos reales; una suma aritmética no demuestra que el gasto sea deducible.
La organización de envíos externalizados permite encargar stock y preparación a remitentes. Si gestionas la tienda mediante Shopify, revisa cómo funciona la app de fulfilment y decide qué datos mantendrás en tu control. Conectar pedidos para su preparación es una decisión logística; identificar el SIF que emite tus facturas requiere su propia comprobación.
¿Debes cambiar ya o esperar a que se confirme el calendario?
A 14 de octubre de 2026, la norma consultada mantiene enero/julio de 2027 y Hacienda prevé ampliación a octubre de 2028. Puedes revisar desde ahora lo que hace tu archivo y preparar una transición, sin afirmar que todas las plantillas de Excel están prohibidas. Guarda la consulta oficial junto a tu diagnóstico de uso y comprueba la norma publicada cuando vayas a fijar la fecha de cambio.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu prohíbe facturar con Excel o Word?
No existe una prohibición general por el nombre del programa. La AEAT distingue el uso como plantilla de un SIF que además procesa la información para generar libros fiscales u otros resultados tributarios.
¿Puedo sumar mis facturas en Excel?
La FAQ admite simples listados, incluidos sumatorios y otras reglas de cálculo. Debes revisar si tu proceso va más allá y genera directamente libros o resultados utilizados para cumplir obligaciones fiscales.
¿Un Excel sin macros queda siempre fuera?
No puedes concluirlo solo por carecer de macros. Evalúa las capacidades, conexiones y procesamiento del circuito completo; la información puede procesarse fuera del archivo que imprime la factura.
¿Estoy fuera si mi gestoría presenta los impuestos?
Depende de quién expida materialmente las facturas y cómo. Entregar facturas manuales para llevar libros difiere de encargar la expedición al asesor con su SIF. La delegación no elimina tu responsabilidad.
¿Tengo que borrar las facturas antiguas al migrar?
Preserva los documentos históricos. La cuestión del sistema antiguo consiste en acreditar que no puede seguir expidiendo facturas, o exportar el histórico sin conservar una herramienta retirada con capacidad de facturar.
Fuentes
Organiza tus envíos con una referencia por pedido para controlar preparación y coste sin duplicar tus documentos de venta.
Revisar la preparación de pedidos