En bref
- Un PDF simple envoyé par courriel ne suffit pas pour une facture B2B entrant dans la réforme française : le socle d’échange comprend 3 formats, UBL, CII et Factur-X, avec passage par une plateforme agréée. Factur-X combine une représentation PDF lisible et des données structurées ; ce n’est pas un PDF ordinaire renommé.
- Pour vos particuliers, le document client et le e-reporting B2C restent deux objets différents.
- Un fichier peut être lisible mais incomplet pour la transmission : vérifiez les champs, pas seulement sa mise en page.
- Votre facture doit distinguer client facturé et adresse de livraison lorsque celles-ci diffèrent.
- AirPost est un réseau de fulfilment peer-to-peer : les boutiques en ligne font emballer leurs commandes et déposer en point relais par des particuliers vérifiés proches de leurs clients, rémunérés par colis depuis chez eux. Pas d'entrepôt, pas de volume minimum de commandes.
Votre boutique génère déjà des factures PDF avec le logo, les produits et les frais de port. Faut-il tout remplacer ? La réponse dépend d’abord du client et du circuit de la vente. Une facture professionnelle française concernée doit suivre les exigences de la réforme, tandis que votre document remis au particulier ne devient pas automatiquement une facture B2B structurée. Le format n’est donc qu’une partie du choix : les données, leur destinataire et la voie de transmission doivent fonctionner ensemble.
Qu’est-ce qui manque à votre PDF actuel ?
La FAQ DGFiP du 1er septembre 2026 rappelle qu’un PDF simple transmis électroniquement n’est pas une facture électronique au sens du dispositif. Le lecteur voit du texte et des montants, mais le circuit doit également traiter des données structurées dans des champs définis. Une image de facture ou un fichier scanné ne fournit pas, par sa seule apparence, ces données. Votre modèle peut contenir toutes les mentions visibles et nécessiter encore un travail de génération ou de conversion pour le flux concerné.
Interrogez votre éditeur sur le document effectivement produit, puis sur le fichier transmis par la PA. Ces deux réponses peuvent être différentes si la plateforme convertit les données. Demandez ce qu’il advient d’un champ absent, d’une adresse différente ou d’un motif de franchise. Si votre outil exporte seulement le PDF que vous consultez, ne déduisez pas qu’il sait transmettre les informations attendues. Obtenez un résultat de traitement et la version structurée correspondante lors d’un essai organisé avec le prestataire.
Quelle différence entre Factur-X, UBL et CII ?
Le glossaire pédagogique DGFiP présente UBL et CII comme des formats structurés destinés à l’échange informatisé. Factur-X est un format mixte : un fichier lisible en PDF et des données structurées en XML. La distinction utile pour vous porte sur ce que l’outil sait générer et ce que l’interface permet de lire. Vous n’avez pas à écrire vous-même les données techniques si votre logiciel et la PA les produisent correctement, mais vous devez pouvoir en vérifier le contenu commercial.
| Document ou format | Ce qu’il représente | Vérification à demander |
|---|---|---|
| PDF simple | Une représentation lisible sans preuve de données structurées du socle | Quel outil produit les données et quel circuit les transmet ? |
| Factur-X | PDF lisible associé à des données XML structurées | Les montants et identités correspondent-ils dans les deux représentations ? |
| UBL | Format structuré du socle commun | Votre solution le génère-t-elle et votre interface restitue-t-elle la facture ? |
| CII | Autre format structuré du socle commun | Le profil et les champs conviennent-ils au traitement par la PA ? |
La PA peut convertir une facture dans un format qui convient au destinataire, en préservant intégrité, authenticité, lisibilité et exhaustivité des données, selon la DGFiP. Cela ne signifie pas que toutes les offres acceptent n’importe quel PDF en entrée. Faites préciser les formats d’import de votre formule. Un service de conversion peut demander des données supplémentaires ou un paramétrage. Le passage par une PA n’invente pas automatiquement une identité de client ou une information de livraison manquante dans votre commande.
Faut-il envoyer un Factur-X à chaque particulier ?
La réforme sépare les factures électroniques B2B françaises concernées du e-reporting des opérations avec des non-assujettis. Pour votre client particulier, la production d’un document commercial suit les obligations applicables à sa vente. Le reporting transmet les données fiscales par le circuit prévu, sans demander au consommateur de s’inscrire à une PA de réception. Il ne faut donc pas traduire PDF insuffisant pour le B2B par PDF interdit pour toute commande de votre site.
Dans une boutique mixte, choisissez un traitement à partir du client et de l’opération. Conservez les références reliant document client, facture professionnelle éventuelle et données de reporting. Un bouton télécharger la facture dans le compte du consommateur peut rester une fonction commerciale distincte de votre transmission fiscale. Vérifiez que votre logiciel ne transforme pas cette action en une seconde vente. Si vous utilisez plusieurs outils, attribuez à un seul la production du document de chaque opération et documentez la façon dont les autres le récupèrent.
Expédiez localement sans entrepôt
Sans minimum, sans frais fixes. Inscription gratuite.
Inscrivez-vous gratuitementQuels champs de commande faut-il vérifier avant la conversion ?
La fiche mentions obligatoires sur une facture, vérifiée en août 2026, prévoit notamment numéro unique, dates, identité des parties, produits, quantités, prix unitaires et totaux. Elle ajoute les frais ou majorations applicables. Le numéro de commande est un lien pratique, mais il ne remplace pas nécessairement le numéro unique de facture. Pour les commandes produites automatiquement, comparez la donnée d’origine et la valeur reprise dans le document, plutôt que de contrôler seulement le total à payer.
La réforme enrichit les mentions de quatre informations : SIREN du client professionnel, nature des opérations, adresse de livraison si différente et option de TVA sur les débits lorsqu’elle existe. Service Public distingue leur calendrier, avec septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, puis septembre 2027 pour les PME et microentreprises. Ne renseignez pas la mention d’option sur les débits par défaut pour remplir une case. Elle doit correspondre à votre situation, comme le motif utilisé lorsque vous ne facturez pas de TVA.
Identifier le client facturé
Retrouvez l’entité acheteuse et son SIREN lorsque le circuit professionnel le demande.
Comparer les adresses
Séparez l’identité de facturation et le lieu réel de livraison du bien.
Rapprocher les lignes
Comparez références, quantités, remises, frais et traitement fiscal entre commande et facture.
Contrôler le fichier traité
Vérifiez que la version acceptée par la PA reprend les mêmes données que la représentation lisible.
L’adresse sur l’étiquette peut-elle remplacer celle de la facture ?
L’étiquette répond au besoin du transporteur ; la facture identifie la transaction et ses parties. Pour un client professionnel qui fait livrer ailleurs, conservez les deux adresses avec leur fonction. La personne qui reçoit le paquet peut être différente de celle qui achète. De même, l’adresse de votre stock chez un préparateur ne devient pas l’identité du vendeur. Reprendre automatiquement toutes les données de l’étiquette dans les champs de facturation peut donc rendre votre document lisible mais attribuer la vente à la mauvaise entité.
La page externaliser l’expédition décrit comment AirPost permet de faire préparer et expédier votre stock par une personne. Ce mouvement ne remplace pas la facture de votre boutique. Lors du transfert d’une commande, gardez sa référence et les informations utiles au colis, puis contrôlez séparément les données commerciales. Le guide expédition en France sans entrepôt explique l’organisation physique. Une preuve de dépôt ne suffit pas à valider le format de votre facture professionnelle.
Comment éviter de compter deux fois une dépense ou une vente ?
Un même Factur-X contient deux représentations d’une facture, pas deux opérations. Lors d’un import, votre logiciel doit reconnaître le document et sa référence plutôt que compter séparément son PDF et ses données. Pour les frais logistiques, séparez aussi ce que vous payez de ce que vous facturez au client. Le montant interne de préparation ne doit pas devenir une nouvelle vente parce qu’il est enregistré par un autre outil. Vérifiez le rapprochement des pièces en gardant leur émetteur et leur objet.
Calcul de contrôle avec les constantes AirPost consultées le 14 octobre 2026 : 0,85 € de plateforme et 2,25 € de préparation conseillée pour un petit colis font 3,10 € avant transport. Ce sous-total ne doit être compté qu’une fois dans votre budget, même si plusieurs représentations ou exports le mentionnent. Il ne fixe pas le port vendu au client. Votre accord peut modifier la rémunération, et les justificatifs réels déterminent le traitement comptable.
Pour approfondir cette distinction entre recette et dépense, consultez les charges de livraison en micro-entreprise. Dans le dossier électronique, gardez la référence de facture comme clé de pièce et la référence de commande comme clé commerciale. Si une correction intervient, conservez son lien avec la pièce initiale. Une suppression du fichier visible ne garantit pas que les données ont été annulées dans le circuit de transmission.
Quel résultat demander avant d’activer la génération automatique ?
Demandez un essai accompagné qui couvre un client professionnel, une adresse de livraison différente et votre régime fiscal. Retrouvez la pièce lisible, les champs interprétés et la réponse de la PA. Une acceptation technique montre que le traitement a passé certains contrôles ; relisez encore l’identité et les informations commerciales. Une valeur incorrecte mais correctement formatée peut rester une erreur de vente. Le responsable de la boutique doit savoir où vérifier et comment déclencher une correction.
La FAQ officielle précise qu’un fournisseur ne peut pas vous imposer un format d’échange : les PA disposent d’un socle commun qui assure l’interopérabilité. Choisissez donc une solution que vous savez utiliser et contrôler, en vérifiant ses formats d’entrée et de restitution. N’organisez pas une migration uniquement parce qu’un fournisseur utilise un autre logiciel. Votre décision doit répondre aux besoins de vos documents, de vos clients et de l’accès comptable, avec un circuit de transmission démontré.
Questions fréquentes
Une facture électronique au format PDF est-elle conforme ?
Un PDF simple envoyé par courriel ne suffit pas au dispositif B2B concerné. Un format mixte comme Factur-X comporte aussi des données structurées, et la facture doit emprunter le circuit de plateforme agréée.
Factur-X et PDF sont-ils la même chose ?
Non. Factur-X associe une partie lisible en PDF et une partie structurée en XML. L’apparence du document ne prouve pas que cette deuxième partie existe et contient les informations adaptées.
Dois-je convertir les documents de tous mes particuliers ?
Le B2C relève du e-reporting pour les opérations concernées. Le document remis au particulier conserve son rôle commercial ; ne lui appliquez pas automatiquement le circuit des factures professionnelles françaises.
Puis-je garder mon logiciel qui génère des PDF ?
Vérifiez s’il produit aussi les données attendues ou s’il les fournit à une PA capable de les convertir. Demandez les conditions d’entrée et un essai, plutôt que de déduire la conformité de l’export PDF.
Mon fournisseur peut-il m’imposer UBL ou CII ?
La FAQ DGFiP répond non pour le format d’échange. Votre PA de réception peut être distincte de celle du fournisseur, grâce au socle commun. Vérifiez toutefois les possibilités de restitution de votre propre outil.
Sources
Cherchez un expéditeur AirPost pour exécuter vos commandes en gardant leur référence, afin de distinguer livraison physique et dossier de facturation.
Organiser l’exécution de mes commandes