Como comunicar faturas emitidas pela tua loja online à AT?

A loja tem uma app que diz comunicar automaticamente e um ficheiro mensal enviado pelo contabilista. Parece que há dois controlos, mas podes continuar sem saber quais documentos chegaram à AT. A rotina deve identificar o canal usado, quem acompanha as falhas e onde fica o resultado. Este guia trata a comunicação das faturas emitidas por uma loja sujeita às regras portuguesas. Não confunde essa obrigação com a declaração periódica de IVA, nem com a mera consulta de despesas pelo comprador.

O prazo é sempre dia 5 ou depende do calendário? #

A FAQ 4936 da AT indica dia 5 do mês seguinte para documentos emitidos desde 2023. Para executar a obrigação, consulta o quadro oficial de 2026, que inclui datas ajustadas e notas de prorrogação. O mês da coluna é o mês de cumprimento; a comunicação refere-se aos documentos do mês anterior.

Marca uma conferência interna antes da data oficial e escolhe quem a executa. Se há um erro no ficheiro ou uma credencial sem autorização, precisas de tempo para recuperar a transmissão. O teu lembrete deve indicar também o mês de origem, evitando enviar o período errado ao chegar ao início de outro mês. Conserva a versão exportada e o resultado da submissão na mesma pasta de trabalho. Assim a equipa consegue explicar o que foi comunicado sem depender de uma memória sobre o dia do envio.

Webservice e SAF-T são duas obrigações mensais separadas? #

A FAQ 4937 apresenta vias para comunicar os elementos: transmissão em tempo real por webservice, ficheiro multidocumento estruturado com base no SAF-T ou inserção direta. São canais de comunicação desses dados. A informação AT sobre Faturas e Recibos refere a dispensa desta comunicação separada quando usas a emissão no Portal das Finanças ou na ATGO. Confirma qual percurso cobre os documentos da tua entidade.

Se utilizas um serviço comercial, pede que mostre o estado das transmissões e o procedimento para falhas. Uma configuração chamada automática pode estar ativa sem que a última operação tenha sido processada. Se o contabilista acompanha um ficheiro, combina como recebe o registo dos documentos e quem confirma a correspondência na AT. O importante é ter responsabilidade identificada e evidência do resultado, em vez de assumir que a outra pessoa verificou porque tinha acesso ao programa.

Distingue também exportação de faturação de exportação contabilística. A Portaria 302/2016 define uma estrutura com grupos de dados diferentes. O ficheiro usado para comunicar documentos não substitui todas as obrigações contabilísticas da empresa. Quando o fornecedor diz que exporta SAF-T, pergunta para que finalidade e com que conteúdo. Pede uma demonstração do percurso que vais utilizar, mantendo o arquivo fiscal e a informação contabilística nos procedimentos próprios da loja.

Como verificas um ficheiro antes de o enviar? #

A FAQ 4946 remete para a estrutura da Portaria 302/2016, versão 1.04_01, para a comunicação das faturas emitidas desde julho de 2017. Confirma essa versão com o produtor. Na exportação, verifica entidade, período, tipos de documento e valores de controlo. Um nome de ficheiro com o mês certo não prova que o conteúdo corresponde ao registo que precisas de comunicar.

Compara o relatório de documentos emitidos com a exportação disponível no programa. Confere as séries utilizadas pelos canais de venda e as correções do período. Quando mudaste de programa durante o mês, identifica que documentos ficaram em cada serviço e como serão comunicados. Conserva os relatórios separados para a conferência, sem editar manualmente o XML para juntar dados por tentativa. Pede ao fornecedor o procedimento aplicável e confirma o resultado na consulta da AT.

As questões técnicas SAF-T da AT explicam que documentos anulados são exportados com o estado correspondente e os dados da alteração, conservando o histórico. Portanto, um documento anulado não deve desaparecer da tua conferência só porque a encomenda deixou de contar como venda ativa no painel. Verifica os estados fiscais do programa e relaciona-os com o acontecimento da loja.

Uma confirmação de envio prova que todos os documentos chegaram? #

Distingue a tentativa de transmissão do resultado do processamento. Guarda a resposta do canal e consulta os documentos comunicados para encontrar omissões ou estados inesperados. A prova útil permite identificar entidade, período e o que foi aceite ou ficou pendente. Se o programa mostra um erro, entrega ao apoio a referência da tentativa e o documento afetado. A recuperação deve resolver essa falha, sem criar outra venda apenas para gerar um documento que o sistema consiga enviar.

1. 1

   Fecha a lista do mês

   Reúne os documentos emitidos em cada canal e programa, com série, tipo e estado. Confere retificações e mudanças de serviço.

2. 2

   Confirma o canal e o período

   Verifica quem transmite, qual entidade é usada e que mês está selecionado. Compara os controlos com o relatório da emissão.

3. 3

   Guarda a tentativa e o resultado

   Conserva a versão transmitida e a resposta. Acompanha rejeições e procura os documentos na consulta do emitente.

4. 4

   Resolve e confere novamente a falta

   Segue o procedimento AT e do fornecedor para o documento em falta ou o estado alterado. Regista a conclusão junto do processo mensal.

Para omissões na comunicação por ficheiro, a FAQ 4954 admite reenviar um ficheiro com todos os documentos do período sem eliminar o anterior: o e-Fatura reconhece os já recolhidos. Isto diz respeito à comunicação dos mesmos documentos, não à emissão de novas faturas. Usa os identificadores existentes e confirma a consulta depois da recuperação.

Como comunicas um mês com devoluções mas sem vendas novas? #

Começa pelo registo fiscal do mês, e não pela lista de pacotes expedidos. Uma loja pode não ter novas encomendas e ainda assim emitir um documento retificativo. Também pode ter recebido um adiantamento que precisa de documentação, embora o produto ainda não tenha saído. Reúne esses acontecimentos no processo mensal. A palavra sem vendas no relatório comercial não demonstra que não existam documentos sujeitos a comunicação.

As FAQ sobre inexistência, questões 4958–4962, tratam a obrigação quando não foram emitidos documentos e explicam que a avaliação abrange as atividades do sujeito passivo. Não declares inexistência apenas porque um canal ficou vazio enquanto outro emitiu. Consulta, comunica ou corrige o estado no percurso do emitente do Portal, conforme o caso confirmado.

Se trabalhas com vários canais, usa uma lista por entidade com indicação da origem dos documentos. Confere loja própria, venda presencial e outras atividades abrangidas antes de concluir o mês. Quando o programa mostra ausência de documentos, pergunta também se houve emissão noutro meio. O responsável pelo fecho precisa dessa informação para escolher o procedimento adequado. Conserva o resultado da comunicação de inexistência quando ela for aplicável, para não deixar um mês sem qualquer evidência de conferência.

As despesas AirPost entram no mesmo ficheiro das tuas vendas? #

Mantém a diferença entre os documentos que a tua loja emite aos compradores e os documentos dos prestadores relativos às tuas despesas. Relaciona ambos com as referências comerciais, mas pede ao contabilista o tratamento de cada conjunto. A conferência da comunicação de faturação começa nos documentos emitidos. O custo de executar uma encomenda pertence também à análise de margem e à documentação de despesas; não representa por si uma nova venda ao cliente.

Nas constantes AirPost consultadas em 14-10-2026, uma pequena encomenda tem 2,25 € de remuneração recomendada e 0,85 € de plataforma. A conta desses componentes é 3,10 € antes de transporte e materiais; a remuneração efetiva é acordada. Liga a despesa ao pedido e conserva o documento do prestador, em vez de a usar como substituto do valor que faturaste ao comprador.

Para fechar o mês, confere três conjuntos separadamente: documentos de venda, movimentos de pagamento e despesas de execução. Diferenças podem corresponder a adiantamentos, reembolsos ou custos ainda por documentar; identifica a causa real antes de concluir. O artigo Etsy Payments e reservas em Portugal distingue fundos disponíveis de vendas. Na logística para loja online, organiza a preparação física mantendo a referência necessária para esta conferência mensal.