Programa de faturação certificado: qual escolher para a loja?

O fornecedor da loja oferece um modelo de fatura em PDF, outra aplicação promete comunicação automática e um terceiro vende gestão de stock. Estas propostas resolvem tarefas diferentes. Para escolher, começa pela obrigação de emissão e depois observa o percurso de uma compra. Precisas de saber onde nasce o documento fiscal, quem o recebe e como recuperas o histórico. A escolha não deve depender apenas da imagem da fatura ou da presença de um logótipo da AT numa página comercial.

Os 50 000 € são a única razão para usar software certificado? #

Não. O artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 enuncia critérios alternativos: volume de negócios anterior acima do limiar, uso de programas de faturação ou contabilidade organizada, obrigatória ou escolhida. No início de atividade, a regra do volume considera a anualização quando o período é inferior ao ano civil. Uma loja pequena não deve concluir que qualquer software é aceite por estar abaixo do limiar.

Distingue o programa que processa a fatura de uma ferramenta que só apresenta uma encomenda. Um painel de vendas pode enviar emails ou permitir imprimir um resumo, enquanto a emissão fiscal acontece noutro serviço. Pede ao fornecedor que identifique esse serviço e o documento que ele gera. Se várias aplicações reivindicam a mesma tarefa, define qual delas emite e quais apenas recebem a cópia. Esta decisão evita pagar integrações redundantes e reduz a possibilidade de emitir duas vezes a mesma venda.

Leva ao contabilista a descrição do processo, o enquadramento da atividade e o nome do meio de faturação pretendido. A confirmação deve referir-se à tua entidade e às operações que realizas. Vender produtos em Portugal, prestar serviços a outra empresa e vender para consumidores noutros países podem exigir configurações diferentes. Escolhe primeiro o percurso que corresponde à loja atual e pede confirmação antes de acrescentar mercados ou regimes. O software aplica escolhas; não substitui a definição dessas escolhas.

Posso usar as aplicações das Finanças em vez de contratar um serviço? #

O Decreto-Lei n.º 49/2025 acrescentou o artigo 4.º-A, em vigor desde 1 de julho de 2025. A nova disposição permite utilizar aplicações de faturação disponibilizadas pela AT, não obstante o artigo anterior. Por isso, uma recomendação anterior à alteração que exclua automaticamente essa via deve ser revista à luz da redação atual.

Permissão legal e conveniência operacional são avaliações distintas. Antes de escolher uma aplicação AT, verifica os tipos de documento, o modo de introduzir artigos e a tua capacidade de acompanhar cada venda. Uma emissão feita manualmente pode servir o teu processo, desde que seja executada corretamente e a tempo. Quando precisas de receber pedidos de vários canais, testa a forma de manter as referências e de tratar adiantamentos. Não pressuponhas que a aplicação pública tem a integração específica que uma loja comercial anuncia.

Como confirmas que o programa anunciado está certificado? #

O serviço gov.pt encaminha para a lista de programas certificados da AT e informa que ela é atualizada com novas certificações e eventuais revogações. Faz a consulta no momento da contratação. Compara a designação e o produtor com os dados fornecidos, e confirma a versão utilizada. Guarda a referência consultada para poderes esclarecer uma mudança posterior.

Se a loja usa uma app de ligação, pergunta qual é o programa que efetivamente emite os documentos. A certificação de um serviço não demonstra, por si, que qualquer conector ou configuração ao seu redor funciona corretamente. Também não demonstra que todas as funções comerciais estão incluídas no teu plano. Pede por escrito a integração disponível, os documentos admitidos e o procedimento de apoio. Um nome parecido na lista merece confirmação antes de entregares os dados da empresa ao instalador.

Confere ainda quem pode emitir, anular ou alterar configurações e como essas ações ficam identificadas. A equipa de apoio precisa de conseguir recuperar o documento da compra certa; quem prepara embalagens precisa sobretudo das instruções físicas. Não atribuas o mesmo acesso a todos só porque utilizam a mesma referência de pedido. Na escolha do serviço, interessa saber se consegues organizar estas tarefas de acordo com os papéis reais da loja e com as autorizações que o fornecedor disponibiliza.

Que demonstração deve passar uma integração de faturação online? #

A documentação das Lojas Online CTT distingue emissão automática, anexação de faturas externas e ligação por API. No automatismo descrito pelos CTT, a validação do pagamento desencadeia a emissão e o envio ao cliente. Este exemplo mostra por que deves perguntar pelo comportamento concreto da tua plataforma: anexar um documento já emitido é diferente de criar um novo.

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   Mostra uma compra por pagar

   Pede uma demonstração sem documento definitivo prematuro. Identifica onde é registada a confirmação de pagamento.

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   Confirma a compra uma vez

   Segue a referência até à emissão e ao ficheiro recebido pelo comprador. Confere artigos, descontos, entidade e dados fiscais.

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   Repete a notificação

   Num ambiente de demonstração, pede ao fornecedor que mostre o resultado de receber novamente o mesmo evento. O documento existente deve poder ser reconhecido.

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   Devolve parte da compra

   Observa como se escolhem as linhas a retificar, como se conserva a referência da fatura e onde fica o movimento de reembolso.

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   Recupera o histórico

   Parte da encomenda para o documento e volta do documento à encomenda. Solicita também uma exportação e a prova de comunicação fiscal prevista.

Usa exemplos de demonstração fornecidos pelo produtor, sem criar vendas fictícias na faturação real. Depois acompanha a primeira operação verdadeira. Testa igualmente o que acontece se faltar um dado ou se a comunicação falhar: onde fica o pedido, quem recebe o aviso e qual a ação de recuperação. A resposta não deve depender de alguém se lembrar de abrir o painel ao fim do mês. Uma integração bem escolhida torna o erro visível e permite resolver o pedido sem repetir a venda inteira.

O que acontece se o programa ficar indisponível? #

Para os sujeitos abrangidos, o artigo 4.º, n.º 4, do DL 28/2019 prevê documentos pré-impressos de tipografia autorizada em caso de inoperacionalidade, com recuperação posterior para o programa. O artigo 19.º estabelece a conservação por 10 anos. Pede ao fornecedor um procedimento de contingência e acesso ao arquivo compatíveis com estas obrigações, em vez de improvisar um modelo num editor.

Define quem comunica a falha ao apoio, quem controla os documentos usados e quem acompanha a recuperação. A contingência também precisa de evitar que a integração emita novamente aquilo que já foi documentado por outra via. Guarda o registo do incidente junto da referência das operações afetadas. Antes de mudar de serviço, confirma como vais consultar documentos antigos e como se exportam os dados. Uma cópia dos PDFs pode ajudar a leitura, mas pede também os dados e o acesso exigidos para o teu arquivo.

Como separas o orçamento do software do custo por encomenda? #

Não há aqui uma mensalidade inventada para comparar programas. Pede a proposta real do fornecedor e verifica documentos, utilizadores, integração e apoio incluídos. Na logística AirPost, as constantes consultadas em 14-10-2026 dão 2,25 € de remuneração recomendada para uma pequena encomenda, mais 0,85 € de plataforma: 3,10 € antes de transporte e materiais. A remuneração é acordada com o remetente.

A tua folha de custos deve conservar essas linhas separadas do serviço de faturação. Se o programa altera a frequência de emissão ou o preço da integração, isso não muda automaticamente a despesa física de embalar. Faz a conta com propostas e documentos reais, mantendo também o envio inicial do stock e as devoluções. Para conhecer o modelo de preparação, consulta fulfilment sem mínimo de encomendas e a logística da loja online.