Voorraadbeheer webshop: WooCommerce-reserveringen instellen

Je ziet twaalf producten op de plank en denkt dat je er twaalf kunt verkopen. Maar een deel hoort al bij een bestelling. Een ander product heeft een beschadigde verpakking, terwijl twee klanten nog afrekenen. Het voorraadveld vertelt pas iets bruikbaars als je weet welke bewegingen daarin verwerkt zijn. Deze uitleg gaat over een kleine WooCommerce-webshop met fysieke artikelen. Je krijgt een inrichting voor varianten, een controle per betaalstatus en een overdracht aan degene die inpakt. Wil je die laatste taak uitbesteden, dan beschrijft verzenden via AirPost hoe je voorraad bij een verzender legt.

Welke voorraad hoort bij een product en welke bij een variant? #

Begin bij wat je daadwerkelijk kunt pakken. Een blauwe mok en een groene mok zijn verschillende fysieke artikelen. Een klant die groen bestelt, heeft niets aan een extra blauwe. Geef iedere bestelbare uitvoering daarom een herkenbare artikelcode en leg vast welke eenheid die code betekent. Een set van twee mokken is een andere verkoophoeveelheid dan een losse mok. Gebruik een verkoopnaam voor klanten en een vaste code voor je voorraad. Verander die code niet telkens wanneer je de producttitel verbetert.

De WooCommerce-documentatie over variabele producten maakt een onderscheid dat gemakkelijk wordt gemist: varianten met eigen voorraadbeheer trekken uit hun eigen voorraad; varianten zonder eigen voorraadbeheer kunnen uit de geactiveerde productvoorraad trekken. Je kunt beide binnen één product combineren. Dat past bijvoorbeeld bij één fysiek boek dat met of zonder digitale bijlage wordt verkocht. Twee kleuren van hetzelfde boekomslag delen juist geen voorraad als je ze afzonderlijk inkoopt en opslaat.

Loop je assortiment langs met de pakbon in de hand. Kan iemand de bestelde uitvoering vinden zonder jouw toelichting? Staat de eenheid erbij? Controleer vooral varianten waarvoor de artikelcode leeg is: WooCommerce kan dan de code van het hoofdproduct gebruiken. Maak voor je eigen werkwijze onderscheid tussen een bewust gedeelde voorraad en een vergeten instelling. Zo voorkom je dat een groene variant beschikbaar lijkt omdat alleen blauwe exemplaren over zijn.

Houdt WooCommerce aantallen bij als voorraadbeheer uitstaat? #

Nee. Volgens de officiële productinstellingen houdt WooCommerce zonder ingeschakeld voorraadbeheer geen aantallen bij; je kunt dan alleen een voorraadstatus aangeven. Een groen label op voorraad bewijst dus niet dat een aantal wordt bewaakt. Controleer eerst de algemene instelling onder Producten en Voorraad en daarna het betreffende product of de variant. Bekijk vervolgens of de bestaande hoeveelheid een getelde beginstand is of een eerder handmatig ingevoerd getal.

Maak vóór het activeren een afgebakende beginopname. Kies een moment waarop je de betrokken artikelen kunt tellen en noteer welke open orders al uit de ingevoerde stand zijn gehaald. Een voorraad van twaalf invoeren terwijl vijf daarvan al aan open orders zijn toegewezen, kan opnieuw verkochte goederen opleveren. Andersom kan twaalf min vijf invoeren en dezelfde orders daarna opnieuw laten afboeken te weinig voorraad tonen. Leg daarom naast de beginstand vast tot welk ordermoment de stand is bijgewerkt.

Waarom zijn Pending payment en On hold niet hetzelfde? #

WooCommerce beschrijft Pending payment als een ontvangen order waarvoor nog geen betaling is gedaan. De instelling Hold stock houdt producten voor dergelijke onbetaalde orders tijdelijk vast; na de ingestelde tijd wordt een geschikte wachtende order geannuleerd en de reservering vrijgegeven. Een leeg tijdveld schakelt deze instelling uit. De productdocumentatie zegt uitdrukkelijk dat deze termijn niet geldt voor On hold. Vul dus geen termijn in met de verwachting dat ook elke bankoverschrijving daardoor automatisch verdwijnt.

In de officiële statusuitleg heeft On hold de voorraad al verlaagd, terwijl betaling nog bevestigd moet worden. Processing betekent dat betaling is ontvangen en de voorraad is verlaagd, maar verzending nog moet gebeuren. Dat zijn verschillende taken: betalingscontrole en inpakken. Maak voor je administratie een lijst van orders die voorraad gebruiken maar nog niet naar de paktafel mogen. Laat de medewerker die inpakt weten welke status daadwerkelijk toestemming geeft om te verzenden.

Hoe bereken je verkoopbare voorraad zonder dubbel afboeken? #

Gebruik de volgende oefening om je eigen logica te testen. Je telt twaalf groene mokken die nog fysiek aanwezig zijn. Drie horen bij betaalde orders, twee bij orders On hold, één staat apart voor controle en twee zijn tijdelijk gereserveerd voor een onbetaalde checkout. Die groepen zijn in dit voorbeeld afzonderlijk en overlappen niet. Je fysieke telling omvat ook de artikelen voor open orders, omdat die nog niet zijn weggebracht. Er zijn geen andere bewegingen of verkoopkanalen in de oefening.

WooCommerce kan die eerste vijf orderstuks al uit het voorraadveld hebben gehaald. Trek je ze in een gekoppeld overzicht opnieuw af, dan tel je dezelfde verplichting twee keer. Spreek daarom per veld af of het een fysieke hoeveelheid, een hoeveelheid na orderafboeking of een beschikbare checkoutstand is. De namen verschillen per uitbreiding. Controleer de betekenis met een order waarvan je ieder stuk kunt volgen. Een handmatig overzicht met de titel voorraad is zonder die uitleg onvoldoende.

Maak ook het moment waarop een reservering wordt omgezet zichtbaar. Zodra een order betaald wordt, mag een tijdelijke reservering niet naast de definitieve orderafboeking blijven meetellen. Bij annuleren controleer je welke reservering of voorraadbeweging wordt teruggedraaid. Dit is een reden om één verantwoordelijke voorraadbron te kiezen. Een tweede lijst mag controleren, maar hoort geen eigen onafhankelijke verkoopstand terug te schrijven. Bij afwijkingen helpt de uitleg over voorraadverschillen bij externe opslag.

Wanneer laat je nabestellen toe en wanneer zet je het uit? #

WooCommerce vermeldt bij variantvoorraad dat toegestane backorders de voorraad onder nul kunnen laten gaan. Dat kan passen bij een product dat je bewust op bestelling levert. Gebruik het niet om een ontbrekende telling te verbergen. Leg voor elke variant vast of je kunt naleveren, welke informatie je aan de klant geeft en wie een vertraagde inkoop opvolgt. Een lagevoorraadmelding is een signaal om te handelen; het is geen bestelling bij je leverancier en ook geen automatische ontvangst.

Neem een variant die je nooit op bestelling wilt verkopen als controlegeval. Test een hoeveelheid boven de vrije stand en kijk wat de klant in de winkelmand en bij afrekenen ziet. Test daarnaast een variant die wel mag worden nabesteld. Schrijf vooraf het verwachte verschil op. Als beide zich gelijk gedragen, zoek je eerst naar productinstellingen, uitbreidingen of een verkeerde variantkoppeling. Zo blijft de leverbelofte een bewuste keuze en voorkom je dat een globale instelling ongemerkt het hele assortiment beïnvloedt.

Welke proef laat zien of jouw betaalmethode goed afboekt? #

1. Kies één herkenbare variant op een testomgeving en leg beginhoeveelheid, betaalmethode en voorraadinstellingen vast.
2. Maak een onbetaalde order en controleer reservering, voorraadveld en gedrag bij de ingestelde vervaltijd.
3. Maak een aparte On hold-order en controleer dat je die als betalingscontrole behandelt.
4. Verwerk een succesvolle betaling en volg welke reservering verdwijnt en welke hoeveelheid wordt afgeboekt.
5. Annuleer een nog niet verzonden order en controleer of het juiste aantal terugkomt.
6. Pak een betaalde order en controleer dat de fysieke uitvoer dezelfde order niet nogmaals van de verkoopstand aftrekt.

Gebruik de testfunctie van je betaalprovider en voorkom echte verzendlabels voor deze proef. Noteer per stap het ordernummer en de tijd. Een betaalmelding kan later binnenkomen dan de pagina die je klant ziet; daarom controleer je ook de ordernotities. Herhaal alleen de gevallen die door jouw betaalmethode of voorraaduitbreiding anders lopen. Het resultaat moet een korte uitleg zijn die een collega kan volgen: wanneer houden we vast, wanneer boeken we af en wanneer mogen we daadwerkelijk pakken?

Wat kost een verkeerde variant als je het packwerk uitbesteedt? #

Een verkeerde variant kan een extra pakket nodig maken. Reken voor één extra klein pakket met de AirPost-platformkosten van € 0,85 en de aanbevolen verzendervergoeding van € 2,25. Samen zijn die twee posten € 3,10. In een rekenoefening met vier extra pakketten is dat € 12,40, exclusief labels, materiaal en eventuele retourkosten. De bedragen komen uit de AirPost-constanten, gecontroleerd op 14 oktober 2026; de werkelijke vergoeding spreek je af met de verzender.

Dit is geen totaalprijs en geen gemeten foutpercentage. Het laat zien welke extra kosten je naast voorraadcorrecties kunt volgen. Leg bij overdracht daarom een lijst met codes, varianten, eenheden en vrijgegeven aantallen vast. WooCommerce staat in de AirPost-copy bij de toekomstige koppelingen; voor andere shops dan de beschikbare Shopify-koppeling zet je orders in het portaal. Een WooCommerce-voorraadinstelling maakt die overdracht dus niet vanzelf automatisch. Bepaal ook een passende startvoorraad met hoeveel voorraad stuur je naar een verzender.