Lyhyesti
- Valitse fulfillment-palvelu pienelle verkkokaupalle 5 asian perusteella: tuotteiden soveltuvuus, koko lasku, tilaus- ja varastotiedot, poikkeamien käsittely sekä yhteistyön päättäminen. Pyydä samat tiedot kaikilta vaihtoehdoilta ja hyväksy toimiva kokeilu ennen kuin siirrät koko valikoiman.
- Pieni tilausmäärä ei yksin tarkoita helppoa työtä. Tuotevaihtoehdot, lahjapakkaukset ja palautukset voivat ratkaista palvelun sopivuuden.
- Erota kiinteät kulut, tilauskohtainen käsittely ja kuljetus. Tarkista myös hiljaisen kuukauden kustannus.
- AirPostissa lähettäjä käsittelee oman kauppasi tuotteita; varasto pysyy sinun omaisuutenasi eikä AirPost vakuuta sitä.
- AirPost on peer-to-peer-fulfilment-verkosto: verkkokaupat antavat tilaustensa pakkaamisen ja viemisen noutopisteeseen asiakkaidensa lähellä asuville vahvistetuille henkilöille, jotka ansaitsevat kotoa käsin palkkion jokaisesta paketista. Ei varastoa, ei tilausten vähimmäismäärää.
Fulfillmentin ostaminen alkaa siitä, mikä nykyisessä työssä vie aikasi. Pakkaaminen voi olla helppoa, mutta varastosaldon ylläpito tai palautusten selvittäminen työlästä. Jos ulkoistat vain laatikon sulkemisen, muu ongelma voi jäädä sinulle. Kirjoita siksi ensin lyhyt kuvaus siitä, mitä haluat kumppanin tekevän ja mistä haluat edelleen päättää itse.
Tässä oppaassa rakennat tarjouspyynnön ja kokeilun pienelle suomalaiselle verkkokaupalle. Painopiste on palvelun valinnassa ja työnjaossa. Jos kysymyksesi on erityisesti tilausmäärän vaikutus kannattavuuteen, lue fulfillment alle 100 tilausta kuukaudessa. Vähimmäislaskutuksen vertailu löytyy puolestaan oppaasta fulfillment ilman minimitilauksia.
Mitä tietoja palveluntarjoaja tarvitsee tuotteistasi?
Tee lista jokaisesta myytävästä tuotevaihtoehdosta. Tarvitset tuotekoodin, selkeän nimen, tunnistettavan vaihtoehdon, tuotteen säilytysohjeen sekä pakatun lähetyksen mitat ja painon. Kuva auttaa erottamaan samannäköiset tuotteet, mutta yksiselitteinen koodi on silti tärkeä. Jos keräilijä joutuu arvaamaan värin tuotenimestä, ongelma siirtyy ensimmäiseen asiakkaan tekemään tilaukseen.
Kuvaa myös tavallisen tilauksen sisältö. Onko paketissa yksi tuote, useita eri tuotteita vai valmis setti? Tarvitaanko mukaan ohje, lähetyslista tai tietty suojapakkaus? Yksinkertainen tuotevalikoima voi synnyttää monimutkaisia tilauksia, jos asiakas saa yhdistää vaihtoehtoja vapaasti. Palveluntarjoajalle tämä tieto on hyödyllisempi kuin pelkkä arvio pakettien määrästä.
Listaa vaatimukset, jotka kumppanin pitää hyväksyä erikseen. Esimerkiksi särkyvyys, säilytyslämpötila tai pakkausta koskeva erityisohje voivat ratkaista soveltuvuuden. Älä oleta, että kotona toimiva lähettäjä tai tavallinen varastopalvelu pystyy käsittelemään kaikkia tuotteita. Jos ominaisuus edellyttää erityistä tilaa tai osaamista, pyydä selvä vastaus ennen tavaran toimittamista.
Miten teet vertailukelpoisen tarjouspyynnön?
Lähetä jokaiselle vaihtoehdolle sama kuvaus tuotteista, erästä ja tilauksista. Jos yksi tarjous perustuu yhteen tuotteeseen paketissa ja toinen usean tuotteen keräilyyn, hinnat eivät vielä vertaa samaa työtä. Pyydä myös kuvaus siitä, mikä jää sinulle tehtäväksi. Vain näin voit arvioida sekä laskua että ulkoistamisen jälkeen jäljelle jäävää omaa työtä.
| Tarjouspyynnön kohta | Kirjoita oma tieto | Pyydä vastaus |
|---|---|---|
| Tuotteet ja vaihtoehdot | Koodit, kuvat, mitat, paino ja säilytysohje | Mitkä tuotteet hyväksytään? |
| Tilausten sisältö | Yksi tuote, monituotetilaus ja mahdollinen setti | Miten kukin tilaus käsitellään? |
| Varaston saapuminen | Erän lista ja sovittu toimitustapa | Kuka laskee ja vahvistaa vastaanoton? |
| Pakkausmateriaalit | Omat materiaalit ja tuotekohtainen ohje | Kuka hankkii, täydentää ja maksaa? |
| Palautukset | Arvioitu käsittely ja hyväksymismenettely | Mitä palautuspalveluun sisältyy? |
| Yhteistyön loppu | Varaston palautus tai siirto | Miten tavara luovutetaan ja kustannukset määräytyvät? |
Voit käyttää suunnitteluesimerkkinä kauppaa, jossa on 6 tuotekoodia: kaksi tuotetta kolmessa värissä. Esimerkin kokeilussa on 8 tilausta, joista osa sisältää kaksi eri väriä. Nämä ovat testin suunnittelulukuja, eivät palvelun vähimmäisvolyymi. Vastaavan kuvauksen avulla kumppani voi kertoa, miten vaihtoehdot erotetaan ja miten puuttuvan tuotteen tilanne hoidetaan.
Pyydä vastaukset kirjallisesti ja yhdistä ne tarjoukseen. Yleinen lause kaikki hoituu ei vielä kerro, kuka hyväksyy palautuksen, mitä tapahtuu loppuneelle materiaalille tai kuka ilmoittaa asiakkaalle viiveestä. Lyhyt mutta tarkka työnjako säästää myöhempää viestittelyä. Älä tarvitse laajaa käsikirjaa, jos muutama selvä ohje kattaa oman valikoimasi.
Mitä fulfillmentin hinnasta pitää laskea mukaan?
Jaa tarjouksen kulut kolmeen ryhmään: yhteistyön aloitus ja erän vastaanotto, jatkuva säilytys ja palvelu sekä lähetettyyn tilaukseen liittyvät kulut. Lisää erikseen palautukset ja varaston pois siirtäminen. Kysy, syntyykö maksu myös kuukaudelta, jolloin mitään ei lähetetä. Tällöin sama tarjous toimii vertailussa sekä hiljaisella että aktiivisella jaksolla.
AirPostin alustamaksu on 0,85 € lähetystä kohti. Lähettäjän pienen paketin palkkiosuositus on 2,25 €, mutta lähettäjä määrää oman hintansa. Kuljetus ja lähettäjän korvaus ovat erillisiä hinnan osia. Tarkista ostosta, sisältyykö alustamaksu jo näkemääsi osoitekorttihintaan; samaa maksua ei lasketa uudelleen.
Jos 8 kokeilutilausta ovat pieniä paketteja ja sovittu palkkio vastaa suositusta, alustamaksujen ja palkkioiden laskennallinen yhteissumma on 24,80 €. Luku ei sisällä osoitekortteja, materiaalihankintoja, erän siirtämistä tai muita erikseen sovittuja kuluja. Se auttaa tarkistamaan osien summan, mutta ei ole tarjous kokeilusi kokonaislaskusta.
Vertaa tarjouksia samalla alv-perusteella ja todellisilla palvelusisällöillä. Kirjaa laskelmaan myös ne kulut, joita tarjous ei vielä kerro, ja merkitse ne avoimiksi. Puuttuva hinta ei ole nollakulu. Jos haluat arvottaa säästyvän oman työsi, käytä omasta toiminnastasi mitattua aikaa ja itse valitsemaasi arvoa. Älä päättele ajansäästöä kumppanin yleisestä mainoslauseesta.
Lähetä paikallisesti ilman omaa varastoa
Ei minimimääriä, ei kiinteitä maksuja. Ilmainen rekisteröityminen.
Rekisteröidy ilmaiseksiMiten varastosaldon ja tilausten pitäisi kulkea?
Sovi aluksi, mistä tieto maksetusta ja käsiteltävästä tilauksesta tulee. Kumppanin pitää saada oikeat tuotekoodit, määrät, vastaanottajan tiedot ja sovittu toimitustapa. Jos tilausta muutetaan, päätä kuka lähettää muutoksen ja miten kumppani tietää, ettei vanhaa versiota enää pakata. Kaksi eri ohjetta samalle tilaukselle aiheuttaa turhaa epävarmuutta.
Vastaanottovahvistuksessa pitäisi pystyä vertaamaan saapunutta erää omaan listaasi. Kirjaa puuttuva tai vaurioitunut tavara erikseen, jotta myyntikelpoinen saldo ei kasva vahingossa vääräksi. Päätä myös, kuka saa tehdä saldokorjauksen. Jos jokainen korjaa määrää omassa tiedostossaan, sama erotus voi myöhemmin näyttää kokonaan uudelta ongelmalta.
Automaatio auttaa vain, jos perustiedot ja sovittu työnkulku ovat kunnossa. Tarkista verkkokauppakytkentäsi ajantasainen saatavuus ja toiminta erikseen. Kokeilussa voidaan ensin todentaa tuotteet, pakkaus ja kuljetukseen luovutus sovitulla menetelmällä. Älä oleta, että palvelussa on juuri sinun järjestelmäsi valmis kytkentä pelkästään siksi, että sitä kutsutaan fulfillmentiksi.
Kirjaa, mitä pidät valmistuneena tilauksena. Pakattu laatikko, ostettu osoitekortti ja kuljetukseen luovutettu paketti ovat eri vaiheita. Asiakkaan toimituslupauksen kannalta pitää tietää, milloin paketti on oikeasti lähtenyt. AirPostin mallissa osapuolet saavat seurantatiedon yhteistyön yhteydessä, mutta kuljetusyhtiö hoitaa varsinaisen kuljetuksen. Pakkaaminen ei itsessään takaa asiakkaan saapumispäivää.
Miten palautukset ja poikkeukset sovitaan?
Pyydä kumppania kuvaamaan kolme tapausta: tuote puuttuu, paketti sisältää väärän tuotteen ja asiakas palauttaa ostoksen. Jokaiselle tarvitaan tiedon kulku ja päätöksentekijä. Kerro, saako kumppani tehdä korvaavan valinnan itse vai tarvitseeko hän hyväksyntäsi. Suoraan asiakastilauksen muuttaminen ilman kaupan ohjetta voi synnyttää uuden ongelman.
AirPostissa palautusten vastaanottaminen sovitaan lähettäjän palvelun mukaan. Varmista, että valitsemasi lähettäjä tarjoaa sitä ja että sovitte käsittelyn sekä hinnan. Lähettäjän varasto-osoite ei yksin ole täydellinen palautusprosessi. Kauppa tarvitsee tiedon saapuneesta tuotteesta, kunnosta ja päätöksestä, ennen kuin palautus voidaan sulkea asiakaspalvelussa tai tuote palauttaa myyntiin.
Kuljetusvahinko ja säilytyksessä tapahtunut vahinko on selvitettävä erikseen. AirPost ei vakuuta lähettäjällä olevia tuotteita. Tarkista, kattaako oma vakuutuksesi varaston toisessa sijainnissa, ja pyydä tarvittava vahvistus vakuutusyhtiöltä. Pelkkä henkilöllisyyden tarkistus tai siisti säilytyspaikka ei määritä vakuutuskorvausta. Mieti myös, mitä tietoja tarvitset mahdollisen vahingon dokumentointiin.
Sovi poissaoloista ennen ensimmäistä kiireistä jaksoa. Kuka kertoo, ettei tavaraa voida käsitellä sovittuna päivänä, ja miten estät ylimääräisten tilausten lupaamisen? Tarvitset myös käytännön menettelyn pakkausmateriaalin loppumiseen. Jos yhden tuotteen sopiva laatikko puuttuu, kumppanin pitäisi tietää, saako hän käyttää toista pakkausta vai odottaako tilaus täydennystä.
Mitä kokeilulla pitää osoittaa ennen laajentamista?
Kokeilun tehtävä on osoittaa sovittu työnkulku, ei tuottaa mahdollisimman suurta tilausmäärää. Valitse mukaan erilaisia todellisia tilauksia: yksi tuote, useita vaihtoehtoja, sovittu pakkauslisä ja mahdollinen palautustapaus. Jos jokainen kokeilutilaus on identtinen, et vielä tiedä, toimiiko palvelu tavallisissa poikkeamissa. Kirjaa havainnot ja korjaa ohje ennen laajentamista.
- Vastaanotetut määrät vastaavat erälistaa tai erot on selvitetty.
- Oikea tuotekoodi ja vaihtoehto päätyvät oikeaan tilaukseen.
- Pakkaus ja toimitustapa vastaavat kirjallista ohjetta.
- Kuljetukseen luovutuksesta löytyy tarvittava vahvistus tai seuranta.
- Laskun erät voidaan yhdistää sovittuihin palveluihin.
- Palautuksen ja puuttuvan tuotteen päätöksentekijä on selvä.
Tarkista samalla oma työsi. Jouduitko kirjoittamaan jokaisen tilauksen uudelleen, etsimään kuvia tai selvittämään osoitteita? Jos kyllä, katso johtuiko se omista puuttuvista tiedoista vai kumppanin toimintatavasta. Sopiva palvelu vähentää sovittua työtä vasta silloin, kun kummankin osapuolen tiedot riittävät. Pelkkä pakettien lähteminen ei vielä osoita, että koko ulkoistaminen toimii sinulle.
Kirjaa kokeilun lopuksi hyväksytty toimintatapa ja avoimet kysymykset. Älä muuta koko valikoiman pakkaamista uuden oletuksen varaan, jos palautuksen tai vaurion menettely on yhä epäselvä. Laajenna niitä tuotteita ja tilausmuotoja, joiden käsittely on todennettu. Uusi helposti sekoittuva vaihtoehto tai erilainen pakkaus kannattaa testata samalla tavalla ennen sen avaamista.
Miten pääset alkuun AirPostissa?
Sivulla ulkoista lähetykset näet, miten verkkokauppa ja lähettäjä sopivat yhteistyöstä. Kuvaa omat tuotteesi ja työsi ensin. Selvitä sen jälkeen sopivan lähettäjän kapasiteetti, hinnat ja tarjotut palvelut. AirPostin ilmoitettu malli perustuu lähetyskohtaiseen maksuun ilman tilausmäärän minimiä; käytännön varastosta ja käsittelystä sovit lähettäjän kanssa.
Valmistele tuotteet ja ohjeet
Tee erälista ja tuotevaihtoehtojen tunnistus. Kirjoita yhden tavallisen ja yhden poikkeavan tilauksen pakkausohje. Nämä auttavat valitsemaan lähettäjän, joka ymmärtää juuri sinun kauppasi tuotteet.
Sovi rajattu yhteistyö
Vahvista erän vastaanotto, pakkausmateriaalit, palkkio, käytettävät toimitustavat ja yhteydenpito. Tarkista varaston riski ja mahdollinen vakuutusturva ennen tavaran lähettämistä.
Arvioi oikeat tilaukset
Vertaa tilausohjeita, pakettien seurantaa ja laskua. Selvitä mahdolliset erot heti. Tee päätös jatkosta todennetun käsittelyn ja oman jäljelle jäävän työsi perusteella.
Usein kysyttyä
Mikä fulfillment-palvelu sopii pienelle verkkokaupalle?
Sopiva palvelu hyväksyy tuotteesi, käsittelee tavalliset tilauksesi ja kertoo koko kustannuksen sekä työnjaon. Tarkista vähimmäislaskutus, tiedonkulku, palautukset ja varaston siirto. Valitse toimintasi perusteella, älä pelkän tilausmäärän.
Mitä tarjouspyynnössä pitää kertoa?
Tuotekoodit ja vaihtoehdot, mitat, painot, säilytysvaatimukset, tilausten sisältö, pakkausohje ja palautusten tarve. Lähetä sama kuvaus kaikille vaihtoehdoille, jotta vastaukset koskevat samaa palvelua.
Mitä AirPostin pakettihinnan rinnalle lisätään?
Tarkista kuljetus, lähettäjän sovittu palkkio ja alustamaksun sisältyminen näyttöön. Materiaalit, erän siirtäminen ja muut sovitut palvelut voivat muodostaa erillisiä kuluja. Kokonaishinta varmistetaan omalle tilaukselle.
Onko lähettäjällä oleva varasto vakuutettu?
AirPost ei vakuuta sitä. Selvitä vakuutusyhtiösi kanssa, kattaako oma turvasi tuotteet tässä sijainnissa. Sovi myös vahingon ilmoittamisesta ja erän dokumentoinnista lähettäjän kanssa.
Mistä tiedän, että kokeilu onnistui?
Määrät, tuotevaihtoehdot, pakkaukset ja toimitustavat vastaavat ohjeita, lähtö voidaan todentaa ja lasku täsmää. Lisäksi sinun pitää tietää, miten puuttuva tuote, palautus ja poissaolo käsitellään.
Lähteet
Onko tuotelista ja pakkausohje valmis? Rekisteröidy maksutta ja etsi lähettäjä, jonka kanssa voit sopia oman verkkokauppasi rajatusta kokeilusta.
Rekisteröidy ja vertaa lähettäjiä