ATCUD: como obter e preparar as séries da tua loja online?

A primeira venda está paga, a embalagem está pronta e o programa pede um código que ainda não tens. Este bloqueio costuma nascer de uma confusão: a AT não te entrega um número novo para cada compra. Entrega uma validação para a série documental que vais usar. A configuração pertence à faturação da loja, mesmo que outra pessoa prepare os produtos. Resolve-a antes de ativar a emissão automática e conserva a ligação entre o pedido comercial e o documento fiscal.

Estás a pedir o código de uma série ou o ATCUD de uma fatura? #

O artigo 3.º da Portaria n.º 195/2020 define duas partes: código de validação da série e número sequencial do documento, separados por um hífen. O código da série tem pelo menos 8 caracteres. Portanto, copiar apenas esse código para um campo chamado ATCUD da fatura deixa a identificação incompleta. O programa deve produzir a combinação correspondente ao documento emitido.

Pensa na série como uma sequência de documentos do mesmo tipo. O nome comercial do pedido, o número da encomenda e o número da fatura podem ser diferentes. Uma loja pode ter um pedido ainda sem fatura e outra compra com vários documentos relacionados, por exemplo um adiantamento e a sua liquidação posterior. A tua organização deve permitir encontrar esses documentos sem assumir que os números coincidem. Usa o identificador da encomenda como referência adicional, conservando a identificação fiscal gerada pelo programa.

Não cries o ATCUD num editor de PDF nem o compões a partir do número do checkout. Essa tarefa deve ficar no meio de faturação configurado. Um ficheiro bonito pode conter um código trocado, e uma confirmação de encomenda continua a ter outra função. Antes de validares a compra de uma integração, pede ao fornecedor que mostre a série usada e o documento definitivo que o cliente recebe. É nesse documento que precisas de verificar a configuração.

Que informação preparas antes de comunicar a série? #

O artigo 2.º da portaria identifica 4 dados: identificador da série, tipo de documento, início da numeração sequencial e data prevista de utilização, por meio de processamento. Prepara-os no programa antes de os comunicar. Assim evitas pedir um código para uma série com um nome e configurar depois outra com um nome semelhante.

Guarda esta lista junto da identificação fiscal da entidade que vende. Se a marca da loja tem um nome diferente da sociedade ou da pessoa com atividade aberta, confirma quem é o emitente no programa. O cliente pode reconhecer a marca, mas os documentos precisam de representar a entidade correta. Quando alguém configura o serviço por ti, entrega-lhe a lista aprovada e pede o comprovativo. Uma captura isolada de um código, sem indicação da série e do tipo, é pouco útil para uma futura mudança de fornecedor.

Como obténs e associas o código sem duplicar pedidos? #

As FAQ da AT, questões 4308 e 4536, confirmam a comunicação prévia, a disponibilização imediata do código após comunicação e as vias manual e aplicacional. Escolhe uma delas para a configuração inicial. Se já comunicaste a série, consulta o registo antes de repetir o pedido. Depois associa a validação à série correspondente no programa.

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   Confirma a entidade

   Entra no Portal das Finanças da entidade emitente ou verifica as credenciais autorizadas no programa. Confere o NIF mostrado antes de prosseguir.

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   Confere a série existente

   Compara nome, tipo, início da sequência e data prevista. Se o programa já obteve a validação, conserva esse registo em vez de criar outra série por tentativa.

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   Comunica pelo canal escolhido

   Usa a funcionalidade de comunicação de séries no Portal ou a ligação suportada pelo fornecedor. Guarda a resposta associada à série.

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   Associa e verifica

   No percurso manual, coloca o código no campo de configuração próprio. No percurso automático, confirma que ficou associado ao tipo certo antes da primeira emissão.

Evita distribuir a tua senha pessoal pela equipa ou enviá-la a quem só vai embalar. O responsável pela faturação precisa de acesso ao processo documental; o remetente precisa das instruções da encomenda. Esses papéis não exigem o mesmo acesso. Pergunta ao fornecedor qual a autorização necessária para a integração e quem consegue alterá-la. Guarda também o contacto de suporte, porque um erro na resposta da AT deve ser resolvido no programa antes de lançar mais vendas para a mesma configuração.

Como verificas a primeira fatura entregue ao cliente? #

Começa num ambiente de demonstração fornecido pelo produtor, quando exista, e distingue-o da emissão real. Não inventes vendas só para experimentar. Quando houver uma operação real, abre o documento definitivo e compara a entidade, o tipo e a série com a configuração aprovada. Confere depois o número sequencial e a referência da encomenda. Faz a leitura no ficheiro enviado por email, porque um modelo de impressão pode diferir da pré-visualização do painel.

O artigo 4.º da portaria exige o ATCUD legível e, num documento com várias páginas, presente em todas. Abre um exemplo com várias linhas quando o teu catálogo o justificar. Reduzir o cabeçalho ou recortar margens para caber no papel pode afetar a leitura. Se o documento for anexado a uma encomenda, conserva o ficheiro original produzido pelo programa, sem substituir o código através de uma edição manual.

Faz ainda uma pesquisa inversa: parte da encomenda e encontra a fatura; parte da fatura e encontra a encomenda. Esta verificação revela se a integração conserva a referência necessária ao apoio ao cliente. Um ATCUD correto não resolve uma fatura ligada ao pedido errado. Se o cliente pede esclarecimentos, precisas de recuperar a venda, o pagamento e a expedição correspondentes. O primeiro envio sem armazém descreve o lado físico dessa mesma ligação.

Precisas de um novo código em janeiro ou numa devolução? #

As questões 4312 e 4317–4318 das FAQ distinguem código por conjunto série/tipo e continuidade plurianual sem reinício da numeração. Decide a passagem de ano antes da primeira venda de janeiro. Para notas de crédito, confirma a série do respetivo tipo antes de ocorrer a primeira devolução; a existência de uma série de faturas funcional não completa essa preparação.

Uma folha de controlo curta pode indicar a série ativa, o documento que emite e quem verificou a configuração. Quando mudares de programa, acrescenta a data da mudança e conserva acesso aos documentos anteriores. Não transfiras códigos entre séries por semelhança de nomes. Pede ao fornecedor o procedimento de migração correspondente ao teu caso. Se já emitiste um documento com configuração errada, entrega-lhe o documento e a resposta da AT; evita corrigir apenas o PDF enquanto o registo interno conserva outro dado.

O ATCUD também identifica a despesa de preparar o pacote? #

A fatura ao comprador documenta a tua venda. A execução logística tem documentos próprios. Nas constantes AirPost consultadas em 14-10-2026, uma pequena encomenda tem remuneração recomendada de 2,25 € e plataforma de 0,85 €: a soma é 3,10 €, antes de transporte e materiais. A remuneração final é combinada com o remetente. Esta conta não é o valor da venda ao cliente nem define o tratamento de IVA das despesas.

Relaciona esses custos com a encomenda através da referência comercial, conservando a identificação própria de cada documento. Não uses o ATCUD da tua venda como substituto do documento do prestador. Se entregas stock a uma pessoa que embala, acorda as instruções e o envio da informação necessária. A logística para loja online explica esse trabalho. A tua configuração de faturação deve acompanhar a operação sem depender de quem segura a caixa naquele dia.