W skrócie
- Jeżeli produkt wymaga instrukcji lub informacji bezpieczeństwa, sklep kierujący ofertę do polskich konsumentów powinien zapewnić właściwą polską wersję wraz z produktem. GPSR przewiduje wyjątek, gdy można używać produktu bezpiecznie i zgodnie z zamiarem producenta bez tych informacji; kod QR jest tylko dodatkiem, więc sprawdź 2 rzeczy: wymagany dokument i sposób jego dostarczenia.
- Nie każdy prosty przedmiot potrzebuje osobnej książeczki, ale mały rozmiar lub znany wygląd nie dowodzą, że instrukcja jest zbędna.
- Instrukcja do innego modelu, same ilustracje bez potrzebnych ostrzeżeń oraz angielski plik nie potwierdzają polskiej wersji.
- Ostrzeżenia wymagane w ofercie internetowej i informacje towarzyszące dostawie trzeba sprawdzić osobno.
- AirPost to sieć fulfillmentu peer-to-peer: sklepy internetowe zlecają pakowanie zamówień i nadanie ich w punkcie odbioru zweryfikowanym osobom mieszkającym blisko ich klientów, które zarabiają z domu za każdą paczkę. Bez magazynu i bez minimalnej liczby zamówień.
Dostawca przesyła paczkę produktów i link do folderu z instrukcjami. W folderze są różne modele, część plików ma polską okładkę, a w pudełku znajduje się tylko kod QR. Dla sklepu to moment na sprawdzenie kompletności dostawy, zanim produkt stanie się dostępny do wysyłki. Potrzebujesz odpowiedzi dotyczącej konkretnego modelu, wersji i rynku. Ten tekst opisuje kontrolę instrukcji w polskim sklepie, przede wszystkim w ramach ogólnych zasad GPSR; dla produktów objętych przepisami sektorowymi trzeba dodatkowo sprawdzić te przepisy.
Kiedy produkt potrzebuje instrukcji po polsku?
Artykuł 9 ustęp 7 rozporządzenia GPSR wymaga jasnych instrukcji i informacji bezpieczeństwa w języku określonym przez państwo, w którym produkt jest udostępniany. Przepis przewiduje wyjątek, gdy produkt może być używany bezpiecznie i zgodnie z przeznaczeniem bez tych informacji. UOKiK wyjaśnia wymagania dla rynku polskiego, w tym polski język ostrzeżeń w ofertach internetowych.
Przeznaczenie produktu ustalasz na podstawie jego dokumentacji i cech, nie na podstawie tego, czy pracownik sklepu umie z niego skorzystać. Mocowanie, ograniczenie obciążenia, konserwacja lub szczególny sposób montażu mogą wymagać informacji nawet wtedy, gdy sam przedmiot wygląda znajomo. Poproś producenta o wskazanie dokumentów potrzebnych do bezpiecznego użycia tej referencji. Zapisz też, które ostrzeżenia muszą pozostać na produkcie albo jego opakowaniu.
Wyjątek nie daje automatycznej odpowiedzi dla urządzeń, zabawek czy innych kategorii z własnymi wymaganiami. W pierwszej kolejności określ, które przepisy dotyczą produktu. Jeśli mają szczególną zasadę instrukcji, zastosuj ją do właściwego zakresu. Nie wykorzystuj ogólnego wyjątku GPSR do pominięcia obowiązku wynikającego z innego aktu. W karcie produktu rozdziel wynik kontroli ogólnej od potwierdzenia wymagań sektorowych.
Czy mały lub prosty produkt może być bez instrukcji?
Tak, wyjątek GPSR może mieć zastosowanie, ale kryterium stanowi bezpieczne używanie zgodnie z zamiarem producenta. Nie ma w tym przepisie ogólnej granicy ceny, liczby sprzedanych sztuk ani rozmiaru przedmiotu. Kartka opisująca oczywiste użycie nie jest celem samym w sobie. Jednocześnie prosty wygląd nie usuwa zagrożenia, które wymaga wyjaśnienia. Decyzję połącz z oceną produktu i zachowaj jej uzasadnienie.
| Sytuacja w dostawie | Co sprawdzić | Decyzja przed pakowaniem |
|---|---|---|
| Zwykły przedmiot bez dokumentu | Czy bez instrukcji da się go bezpiecznie używać zgodnie z przeznaczeniem | Potwierdź uzasadnienie wyjątku, zamiast dopisywać pustą instrukcję |
| Produkt wymagający montażu | Czy klient otrzymuje sposób montażu i potrzebne ograniczenia | Nie wysyłaj do czasu uzyskania właściwej wersji |
| Mały produkt z ostrzeżeniem | Czy ostrzeżenie pozostaje czytelne i jedzie z produktem | Zachowaj wymagany nośnik, nawet gdy pudełko jest niewielkie |
| Produkt objęty przepisami sektorowymi | Czy właściwa regulacja nakazuje dodatkową instrukcję | Nie traktuj wyjątku ogólnego jako zwolnienia sektorowego |
Osoba przygotowująca zamówienie nie powinna samodzielnie decydować, że papier jest zbędny, bo klient na pewno wie, jak użyć przedmiotu. Daj jej prostą informację w karcie pakowania: dokument wymagany albo potwierdzony brak takiej potrzeby w ustalonym zakresie. Przy rozbieżności ze stanem dostawy ma zatrzymać konkretną sztukę. To znacznie łatwiejsze niż oczekiwanie, że przy każdym zamówieniu odtworzy analizę prawną producenta.
Czy PDF lub kod QR zastępuje dokument w pudełku?
W zakresie informacji objętych artykułem 21 GPSR wersja cyfrowa jest dodatkowa. UOKiK wprost wyjaśnia, że identyfikacja produktu i odpowiedzialnych podmiotów oraz instrukcje i informacje bezpieczeństwa mogą być udostępniane kodem QR jedynie dodatkowo. Podstawą pozostają informacje naniesione na produkt, opakowanie lub dołączone do produktu, odpowiednio do wymagania. Sam działający link nie uzasadnia usunięcia obowiązkowego nośnika.
Kod może być przydatny do łatwego ponownego pobrania dokumentu. Sprawdź jednak, dokąd prowadzi bez logowania, czy pozwala wybrać właściwy model i czy otwiera wersję polską. Strona główna producenta z wyszukiwarką nie jest tym samym co jednoznaczny dokument. Przetestuj kod z wydrukowanej etykiety, a nie wyłącznie z pliku graficznego. Rozmyty druk, zbyt mały kod albo przekierowanie na inny wariant może ujawnić problem dopiero przy pakowaniu.
Artykuł 21 mówi również o formatach dostępnych dla osób z niepełnosprawnościami. W praktyce sprawdź, czy plik zawiera czytelny tekst, zamiast wyłącznie zdjęć drobnych stron. Nie przedstawiaj tego sprawdzenia jako pełnego audytu dostępności, jeżeli go nie wykonano. Cyfrowy dodatek powinien ułatwiać korzystanie z informacji. Zachowaj także zatwierdzoną kopię w swoich materiałach, żeby późniejsze przeniesienie strony producenta nie pozbawiło cię wiedzy, co dostarczono klientowi.
Wysyłaj lokalnie bez własnego magazynu
Bez minimum i stałych opłat. Rejestracja za darmo.
Zarejestruj się za darmoJak rozpoznać instrukcję do właściwego modelu?
Porównaj identyfikator na produkcie, nazwę w instrukcji, listę części i rysunki. Plik o nazwie manual PL może obejmować inną serię. W szczególności sprawdź elementy wpływające na użycie: sposób mocowania, dostępne akcesoria i wariant zasilania, jeżeli dotyczą produktu. Dostawca powinien wskazać, do których modeli odnosi się dokument wspólny. Nie zakładaj zgodności wyłącznie dlatego, że zdjęcie na pierwszej stronie przypomina artykuł w twoim sklepie.
Przy tłumaczeniu porównaj nie tylko nagłówki. Potrzebne ostrzeżenie, ograniczenie lub kolejność czynności mogą zniknąć, choć całość wygląda profesjonalnie. Zachowaj wersję źródłową i zatwierdzone tłumaczenie z oznaczeniem wersji. Jeśli nie potrafisz ocenić specjalistycznego opisu, poproś osobę odpowiedzialną za produkt o jego potwierdzenie. Dokument wygenerowany automatycznie z nazwy produktu nie jest dowodem, że odtwarza wymagane informacje producenta.
Przy nowej partii sprawdź, czy producent zmienił elementy albo instrukcję. Wspólna nazwa handlowa może pozostać bez zmian mimo modyfikacji. W rejestrze połącz partię z wersją dokumentu, a starsze egzemplarze trzymaj z ich właściwymi materiałami. Jeśli nowa instrukcja zawiera informację o bezpieczeństwie dotyczącą wcześniejszych sztuk, ustal z producentem, jakie działania są potrzebne wobec tego zapasu. Samo podmienienie pliku na stronie nie rozwiązuje takiej sytuacji.
Czy ostrzeżenia muszą być również na stronie produktu?
Artykuł 19 GPSR przewiduje informacje w ofercie sprzedaży na odległość, w tym ostrzeżenia i informacje bezpieczeństwa wskazane w przepisie. UOKiK podkreśla polski język tych informacji dla polskiego rynku. To osobny moment kontroli: klient powinien otrzymać potrzebne informacje przy zakupie, a następnie wymagane materiały przy dostawie. PDF wysłany po płatności nie dowodzi, że oferta przed zamówieniem była kompletna.
Przejdź własną ścieżkę wyboru wariantu. Jeżeli tekst zmienia się między rozmiarami lub wersjami produktu, upewnij się, że klient ogląda dane wybranej opcji. Nie pozostawiaj ostrzeżeń tylko w zakładce dotyczącej innego wariantu. Gdy sprzedajesz zestaw, sprawdź, które informacje odnoszą się do jego składników i do wspólnego użycia. Opis całej kategorii rzadko rozstrzyga szczegóły konkretnego zestawu.
W tej samej kontroli zweryfikuj kanał kontaktu z odpowiedzialnym podmiotem. UOKiK wyjaśnia, że adres elektroniczny może być e-mailem albo innym kanałem zapewniającym rzeczywisty kontakt, na przykład formularzem. Sam adres statycznej witryny nie jest takim kanałem. Jeżeli instrukcja odsyła do strony producenta, sprawdź, czy klient rzeczywiście może tam zgłosić pytanie lub problem, a nie jedynie przeczytać reklamę.
Jak przekazać instrukcje osobie pakującej zamówienia?
Powiąż dokument z referencją
Podaj model i zatwierdzoną wersję instrukcji, a dla zestawu wskaż wszystkie potrzebne materiały.
Określ nośnik
Zaznacz, który dokument jest w opakowaniu, jaki należy dołożyć i który kod QR jest tylko dodatkiem.
Zachowaj potrzebne opakowanie
Wskaż etykiety i karton producenta, których nie wolno wyrzucać przy przepakowaniu lub dodawaniu prezentu.
Ustal reakcję na brak
Przy brakującej stronie, złym modelu lub nieczytelnym wydruku zatrzymaj sztukę i skieruj pytanie do sklepu.
Na AirPost dla sklepów uzgadniasz przechowywanie zapasu i przygotowanie zamówień z osobą wysyłającą. Przekazuj jej kompletne, zaakceptowane materiały. Nie zakładaj, że samodzielnie przetłumaczy instrukcję lub wybierze dokument z otwartego folderu. Pierwsze zamówienie bez magazynu opisuje organizację wysyłki; decyzja o instrukcji powinna być już wtedy rozstrzygnięta.
Jak policzyć przesyłki dopuszczone po kontroli dokumentów?
Przykład zakłada 5 zamówień gotowych do wysłania, każde w małym formacie pasującym do wybranej usługi. W dniu 10-10-2026 AirPost pokazywał na trasie Polska → Polska małą paczkę DPD do punktu za ≈ 14,60 zł za etykietę. Pięć etykiet daje ≈ 73,00 zł. To obliczenie na podstawie przybliżonego widoku złotowego strony, z opłatą platformową już zawartą w cenie; nie jest gwarancją przyszłej ceny ani kursu.
Do tego doliczasz uzgodnione wynagrodzenie za przygotowanie, materiały i ewentualny koszt wydruku lub uzupełnienia dokumentów. Nie dopisuj drugi raz opłaty platformowej. Zamówienie z brakującą instrukcją nie powinno trafiać do grupy gotowe tylko dlatego, że etykieta jest tania. Sprawdź również sposób odbioru: wskazany przykład dotyczy punktu, więc nie przenoś jego ceny na dostawę domową. Pięć paczek jest przykładem, nie minimalnym wolumenem.
Najczęstsze pytania
Czy instrukcja obsługi po polsku jest obowiązkowa dla każdego produktu?
GPSR wymaga instrukcji i informacji bezpieczeństwa, z wyjątkiem produktu możliwego do bezpiecznego używania zgodnie z przeznaczeniem bez tych informacji. Dodatkowo sprawdź przepisy sektorowe. Nie ma prostej zasady każdy produkt musi mieć książeczkę.
Czy mogę dołączyć tylko instrukcję po angielsku?
Jeśli dla produktu na rynku polskim potrzebna jest polska instrukcja lub informacja bezpieczeństwa, angielski dokument nie potwierdza spełnienia tego obowiązku. Uzyskaj właściwą wersję przed wysyłką.
Czy instrukcja w PDF pod kodem QR wystarczy?
W zakresie informacji objętych artykułem 21 GPSR cyfrowa forma jest dodatkiem. UOKiK potwierdza, że QR nie zastępuje podstawowych informacji na produkcie, opakowaniu lub dołączonych do niego zgodnie z wymaganiem.
Czy instrukcja do podobnego modelu będzie odpowiednia?
Tylko potwierdzenie zakresu dokumentu pozwala ustalić, jakie modele obejmuje. Sprawdź identyfikator, elementy i użycie. Zbliżona fotografia nie dowodzi zgodności instrukcji z twoim wariantem.
Co zrobić, gdy brak instrukcji wykryje osoba pakująca?
Zatrzymać konkretną sztukę i zgłosić sklepowy identyfikator oraz brakujący materiał. Sklep dostarcza zaakceptowaną wersję lub wyjaśnia zastosowanie wyjątku. Nie tworzy się instrukcji na podstawie samej nazwy produktu.
Źródła
Masz zatwierdzone polskie materiały do każdego modelu? Przekaż je wraz z zapasem towaru i ustal jednoznaczny sposób dokładania instrukcji oraz zatrzymywania niekompletnych sztuk.
Uzgodnić przygotowanie kompletnych zamówień