Em resumo
- O limite da fatura simplificada é 1 000 € para bens vendidos por retalhistas a não sujeitos passivos, e 100 € nas outras operações previstas no artigo 40.º, com imposto devido em Portugal. A redação atual tem ainda uma via própria para operações de sujeitos no regime do artigo 53.º, sem fixar nessa alínea um limite por fatura.
- O limiar de 1 000 € não se aplica automaticamente a uma venda a uma empresa.
- O NIF é obrigatório para o comprador sujeito passivo e deve constar também quando um particular o pede.
- Uma fatura simplificada reduz elementos documentais; não elimina emissão, numeração ou identificação dos bens.
- AirPost é uma rede de fulfilment peer-to-peer: as lojas online entregam o embalamento das suas encomendas e a entrega num ponto de recolha a pessoas verificadas perto dos seus clientes, que ganham por encomenda a partir de casa. Sem armazém e sem volume mínimo de encomendas.
A loja vende pela Internet e o programa oferece fatura, fatura-recibo e fatura simplificada. Escolher o documento mais curto parece uma decisão de formato, mas depende da operação, do comprador e do teu regime. A mesma referência de produto pode ser vendida a um consumidor ou a uma empresa. Antes de automatizares a escolha, prepara esses dados no checkout e confirma o enquadramento da loja. O canal online, por si, não determina qual das regras se aplica à venda.
Quando usas a regra de 1 000 € e quando usas a de 100 €?
O artigo 40.º, n.º 1, do CIVA admite a simplificada em operações com imposto devido em território nacional. A alínea a) reúne venda de bens, retalhista ou vendedor ambulante, comprador não sujeito passivo e valor não superior a 1 000 €. A alínea b) cobre outras transmissões de bens e prestações de serviços até 100 €. O valor sozinho não identifica a alínea correta.
Para uma loja de produtos físicos, começa por confirmar quem compra. Se a aquisição é feita por uma empresa no âmbito da atividade, não transportes automaticamente a regra do consumidor para esse pedido. Se o teu negócio inclui uma prestação de serviços, trata essa diferença na configuração. Pede ao responsável fiscal que confirme o enquadramento de retalho e o tipo de operação. Depois transforma essa decisão em campos que a equipa consiga verificar, evitando uma escolha feita apenas pelo nome do produto.
| Situação a confirmar | Via prevista na lei | Decisão na loja |
|---|---|---|
| Bens de retalhista para não sujeito passivo | Artigo 40.º, n.º 1, alínea a): até 1 000 € | Confirmar comprador, operação e total |
| Outras transmissões ou serviços abrangidos | Alínea b): até 100 € | Verificar se a operação cabe nesta via |
| Emitente no regime de isenção do artigo 53.º | Alínea c): via específica na redação atual | Confirmar regime e menção fiscal aplicável |
| Operação que não cabe numa dessas vias | Rever o documento fiscal adequado | Não selecionar simplificada apenas por ser online |
A palavra até inclui o próprio limiar. O programa deve conseguir avaliar a venda completa com os dados fiscais aplicáveis. Usa o documento definitivo para conferir o resultado, em vez de decidir pela subtotalização visível numa página do carrinho. Descontos, linhas adicionais ou alterações podem mudar o total. Mantém a regra no serviço que emite, e pergunta ao fornecedor como uma mudança no pedido é refletida antes de o documento fechar. O botão da integração não explica sozinho essa validação.
O que mudou para quem está isento pelo artigo 53.º?
O Decreto-Lei n.º 35/2025 acrescentou a alínea c) ao artigo 40.º, n.º 1, para transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas por sujeitos abrangidos pelo regime do artigo 53.º. A alínea não contém o limite por documento das duas anteriores. Assim, um texto antigo que diga que esta isenção impede sempre a simplificada já não descreve a redação atual.
Esta possibilidade não decide se a tua loja pode entrar ou permanecer no regime de isenção. São perguntas diferentes: primeiro confirmas o regime do emitente; depois escolhes o documento admissível para a operação. Conserva o comprovativo do enquadramento e a configuração aplicada. Se o regime mudar, revê as regras do automatismo antes da primeira emissão na nova situação. Não basta alterar uma frase no modelo de impressão quando o programa continua a tratar as linhas segundo a configuração anterior.
Pede ao fornecedor que mostre a versão atual da função de emissão e a forma de indicar o motivo de não aplicação do imposto. A comparação com um manual antigo pode revelar uma limitação do programa ou apenas documentação desatualizada. Para decidir, usa a redação oficial atual e uma resposta concreta sobre a tua instalação. Guarda essa confirmação junto do processo de faturação, para que outra pessoa não volte a bloquear a mesma operação com uma regra retirada de um tutorial anterior.
Uma simplificada pode ter NIF e permitir dedução de IVA?
Os n.os 2 e 3 do artigo 40.º exigem o NIF do adquirente sujeito passivo e o do particular quando o solicita. A FAQ 0930 da AT confirma que uma simplificada com os elementos legais pode servir para o exercício do direito à dedução. Por isso, simplificada não significa necessariamente documento sem identificação fiscal do comprador.
No checkout, oferece um percurso claro para os dados de faturação e distingue-os da entrega. Um nome e uma morada para receber o pacote não esclarecem se o adquirente compra na atividade. Um NIF também não determina, sozinho, essa qualidade: um particular pode pedi-lo. Faz a correspondência dos campos com o programa e verifica o resultado no ficheiro definitivo. Se a integração perdeu o NIF pedido, resolve a falha com o fornecedor e segue o procedimento de correção aplicável.
Quando uma empresa pede dados adicionais, confirma o documento adequado ao processo. Não prometas que inserir um NIF resolve qualquer necessidade contabilística do comprador. A operação e as condições de dedução continuam a exigir análise própria. O teu trabalho é emitir um documento coerente com a venda e os dados recolhidos. Guarda a versão enviada ao cliente para poderes mostrar o que foi documentado, em vez de reconstruir mais tarde o ficheiro com os dados que o carrinho apresenta naquele momento.
Envie localmente sem armazém próprio
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Registe-se grátisQue campos verificas antes de fechar o documento?
O artigo 40.º exige data, sequência, identificação do fornecedor, quantidade e designação dos bens ou serviços, informação de preço e imposto e, quando aplicável, motivo de não aplicação. A redução de elementos não transforma uma confirmação comercial em documento fiscal. Confere também os dados do comprador exigidos para a tua operação.
Identifica o emitente
Confirma a entidade e o regime da loja, sobretudo se a marca é diferente do nome fiscal. Verifica a configuração antes de aceitar o automatismo.
Classifica a compra
Determina o tipo de operação e a qualidade do adquirente. Conserva os dados recebidos no checkout que sustentam a escolha do documento.
Confere as linhas
Verifica artigo, variante, quantidade, desconto e informação fiscal. Uma designação vaga pode dificultar a conferência de uma devolução parcial.
Confirma o resultado
Abre o ficheiro definitivo e compara-o com o pedido. Guarda a ligação à encomenda e confirma o envio ao comprador.
Faz a demonstração com o fornecedor para os cenários que a tua loja realmente admite. Inclui comprador particular com NIF pedido, comprador empresarial e uma operação junto do limiar aplicável. Observa também a alteração de quantidades antes de emitir. Não cries documentos reais fictícios só para experimentar. O produtor pode mostrar um ambiente adequado de teste e explicar como tratar uma rejeição. Assim sabes onde uma compra fica parada e quem deve resolver a validação antes de preparar o pacote.
O custo de preparar o pacote entra no limite da tua fatura?
O critério legal refere-se ao valor da fatura da operação que estás a documentar. A tua despesa interna de execução não substitui esse valor. Se cobras ao comprador uma linha adicional, pede a classificação e a composição fiscal dessa cobrança ao responsável fiscal. Não concluas que uma despesa tua fica automaticamente fora ou dentro da fatura de venda. Regista o que vendes e cobras ao cliente, e mantém os documentos dos prestadores na área de despesas da loja.
Um exemplo de custos separados: nas constantes AirPost consultadas em 14-10-2026, 2,25 € de remuneração recomendada para preparar uma pequena encomenda mais 0,85 € de plataforma dão 3,10 €. Transporte e materiais ficam por acrescentar, e a remuneração final é combinada. Esse subtotal de execução não é o total da tua venda e não escolhe a alínea de faturação por ti.
Mantém uma coluna de receita documentada e outra de custo de execução, ambas ligadas à referência comercial. Quando o remetente recebe a ordem, precisa de saber o que embalar e onde entregar; a loja continua a gerir a escolha e o arquivo dos documentos de venda. O artigo CAE para loja online na Rev.4 ajuda a descrever a atividade real. A logística para loja online explica a organização do stock e da preparação.
Como evitas que uma alteração do carrinho deixe a regra errada?
Escolhe um ponto de conferência antes da emissão definitiva. Se o comprador passa de particular a empresa, altera quantidades ou pede uma informação fiscal diferente, verifica novamente os dados usados pelo programa. Não mantenhas a decisão antiga apenas porque a compra começou abaixo de um limiar. Depois da emissão, conserva o documento e usa o procedimento de correção indicado para o caso. A equipa deve distinguir editar um pedido ainda aberto de corrigir uma operação já documentada.
Revê igualmente a integração quando o fornecedor muda a configuração fiscal ou quando a tua loja acrescenta outra atividade. A escolha automática deve continuar a corresponder aos cenários aprovados. Um teste pequeno e específico desses campos é mais útil do que observar apenas se o email foi enviado. Para a parte física, o primeiro envio sem armazém mostra como manter produto, embalagem e referência alinhados com a encomenda que foi efetivamente faturada.
Perguntas frequentes
Qual é o valor máximo da fatura simplificada?
Depende da via legal: 1 000 € no retalho de bens a não sujeitos passivos, 100 € nas outras operações abrangidas, e uma regra própria para emitentes no artigo 53.º. Confirma operação e regime.
A fatura simplificada pode ter NIF?
Sim. O NIF é exigido quando o adquirente é sujeito passivo e também quando um comprador particular o solicita. Confirma que o checkout o transmite ao programa.
Uma empresa pode receber fatura simplificada?
A qualidade de empresa impede aplicar automaticamente a via de retalho ao consumidor. Verifica as outras vias legais, o montante e os elementos exigidos para a operação concreta.
Quem está no artigo 53.º pode emitir simplificada?
A redação atual do artigo 40.º inclui uma alínea para operações efetuadas por sujeitos nesse regime. Confirma o enquadramento atual e o tratamento disponível no meio de emissão.
Vender online permite usar sempre a simplificada?
O canal de venda não substitui os critérios da lei. Decide pelo emitente, pela operação, pelo comprador e pelo valor aplicável, antes de ativar a escolha automática.
Fontes
Depois de confirmar o documento de venda, combina stock e preparação para que a pessoa que embala receba os artigos e a referência certos.
Organizar stock e preparação