Eerste order uitbesteden: 7 stappen tot verzending

Bepaal eerst waar de voorraad moet liggen. Gebruik webshopvoorraad opslaan voor de opslagkeuze en verzenden naar België voor je webshop als dat je eerste buitenlandse route is.

De uitleg van het model is één ding; wat er gebeurt als je op "aanmelden" drukt is een ander. Dit artikel is het tweede: de zeven stappen van een leeg account tot een order die bij je klant is, in de volgorde waarin je ze tegenkomt, met bij elke stap wat je moet weten vóór je erop klikt.

Het is geschreven voor een webshop die het nog nooit deed. Wie al een verzender heeft en alleen wil weten hoe een order werkt, kan naar stap vijf springen.

Vóór je begint #

• ✓Eén product dat je wilt uitbesteden. Niet je catalogus; je bestseller, of het product met de meeste orders in het land waar je begint.
• ✓Het gewicht en de afmetingen van dat product, verpakt. Die bepalen het formaat en dus het tarief.
• ✓Een idee van je aantal orders per maand in dat land. Dat bepaalt hoe groot de eerste batch wordt.
• ✓Verpakkingsmateriaal dat je met de batch meestuurt, als je een eigen doos of inlegvel wilt.
• ✕Geen contract, geen offerte-aanvraag, geen integratieproject. Alles hieronder doe je zelf, vandaag.

De zeven stappen #

1. 1

   1. Maak een account en vul je webshopprofiel in

   Een account is alleen een e-mailadres. Het webshopprofiel — naam, wat je verkoopt, een link naar je winkel — is wat een verzender van je ziet als je hem benadert. Een profiel zonder winkel-link krijgt minder reacties; verzenders kijken ook wie zij in huis halen.

2. 2

   2. Waardeer je tegoed op

   Zendingen worden betaald uit een tegoed dat je vooraf opwaardeert, vanaf € 5,00. Voor een eerste maand met twintig orders is een paar tientjes genoeg; je ziet bij elke order het exacte bedrag vóór je hem klaarzet, en er gaat niets van je tegoed af zonder dat je het zag. Op raakt het niet stil: onder een drempel waarschuwt de app.

3. 3

   3. Kies een verzender in het land van je klanten

   Op de lijst filter je op land, formaat en vervoerder. Op de kaart zie je de badges (geverifieerd, bankrekening gecontroleerd, verzendt binnen 12 uur, percentage aangekomen), de overdrachtstijd, de vergoeding per formaat, de opslag en beoordelingen van andere webshops. Stuur een bericht met wat je verkoopt en hoeveel je verwacht.

4. 4

   4. Stuur de eerste batch en registreer hem

   Na een gesprek waarin je afspreekt wat er komt, stuur je één batch als gewone zending — ongeveer een maand orders van dat ene product. Registreer de aantallen onder Voorraad, zodat jij en de verzender dezelfde stand zien. Dit is de enige stap die dagen kost.

5. 5

   5. Zet de order klaar in het gesprek

   Een order komt uit drie keuzes: het land van de klant, de verzender (één, of meer voor een broadcast), en het formaat met de dienst — pakketpunt of thuis, standaard of express. Je vult het adres van de klant in of laat je Shopify-koppeling dat doen. Onderaan staat het totaal: vervoerderstarief, vergoeding en platformkosten. Daarna: klaarzetten.

6. 6

   6. De verzender accepteert, pakt in en koopt het label

   Hij ziet de order in het gesprek en op zijn werklijst, accepteert, pakt in uit jouw batch en koopt het label; het bedrag gaat van je tegoed. Zodra het pakket bij het punt is gescand, zie jij en je klant de tracking. Bij Shopify wordt de order tegelijk gefulfild.

7. 7

   7. Volg, en annuleer als het moet

   De order loopt door de statussen tot "bezorgd". Moet hij toch niet weg — klant annuleert, verkeerd adres — dan annuleer je tot de vervoerder scant; je kiest een reden, die de verzender leest. Was het label al gekocht, dan kost dat € 1,00 en staat het labelbedrag 3 dagen vast op je tegoed. Bij sommige vervoerders kan annuleren niet meer zodra het label gekocht is. Na de scan is het pakket onderweg en is annuleren een retour geworden.

Wil je een order aan meer dan één verzender tegelijk aanbieden — voor een vakantie of een piek — dan vink je in stap vijf simpelweg meerdere verzenders aan. Wie het eerst accepteert, verzendt; het adres van je klant ziet alleen die persoon. Hoe dat precies werkt en wanneer het verstandig is staat in Orders verdelen over meerdere verzenders.

Wat een order kost #

Of dat bij jouw aantallen goedkoper is dan zelf inpakken, is een rekensom op je eigen uren; die staat met een module in Vanaf hoeveel orders loont verzenden uitbesteden?. De tarieven zelf staan op /prijzen.

Wat er in de eerste maand meestal gebeurt #

• De eerste order duurt langer dan de tweede. Jij leert het formulier, de verzender leert jouw product. Reken op een dag extra voor de eerste; daarna is het routine.
• Er komt een vraag over de verpakking. Stuur je eigen dozen of inlegvellen met de batch mee, of zeg expliciet dat de verzender zijn eigen materiaal gebruikt. Eén afspraak scheelt tien vragen.
• De voorraad loopt sneller of trager dan gedacht. Kijk halverwege de maand naar de stand onder Voorraad en stuur de tweede batch vóór de eerste op is.
• Eén pakket krijgt een probleem. Een scan die uitblijft, een klant die niets ontving. Daar is een procedure voor met termijnen — lees die vóór het gebeurt: Pakket kwijt of beschadigd: wat nu?.

Als je op Shopify draait #

Dan vervallen stap vijf en zes als handwerk. De app Airpost Order Link stuurt elke betaalde order naar de verzender die het product op voorraad heeft, met de standaard verzendwijze die je per product en land koos, en zet de tracking terug in Shopify. Stappen één tot en met vier blijven hetzelfde; de koppeling zelf is één code. Hoe dat werkt staat in Shopify fulfilment uitbesteden zonder magazijn.

Het model, de kosten en de voorwaarden staan samengevat op Verzenden uitbesteden. Hoe groot je eerste batch wordt, rekent Hoeveel voorraad stuur je naar een verzender? uit.

Zeven stappen, waarvan zes minuten kosten. De zevende is een doos die onderweg is.

Voor terugkerende Nederlandse orders en het aanvullen van voorraad lees je verzenden in Nederland zonder magazijn.